Tres vehículos caben en una hoja de cálculo. Un historial de mantenimiento de flota parece excesivo: usted se sabe sus kilometrajes de memoria, ve pasar las facturas y la próxima inspección le viene a la cabeza más o menos cuando toca.
Con cinco, algo cambia. El problema no es el número de filas, sino el número de manos. El compañero que coge la furgoneta el sábado no apunta nada, la factura del taller llega a otro buzón y la columna «próxima revisión» se convierte en una estimación que nadie se atreve a comprobar. Esto es lo que un libro de mantenimiento de flota tiene que contener de verdad, cómo ponerlo en marcha sin bloquear una semana, y cómo el plan Empresa de WheelTrust lo mantiene al día entre varias personas.
Lo esencial
Un libro de mantenimiento de flota no es un cuadro de gastos. Responde, vehículo a vehículo, a una sola pregunta: qué se hizo, cuándo, quién lo hizo y con qué prueba.
La hoja de cálculo no falla el día en que se hace demasiado grande. Falla el día en que dos personas la rellenan de forma distinta.
Con tres funciones basta para organizar una flota: quien dirige, quien gestiona el día a día y quien conduce y registra.
El libro debe pertenecer a la empresa, no a la cuenta personal de quien lo creó. Ahí está la diferencia el día de una baja.
Al vender un vehículo de empresa, un historial completo, factura por factura, se negocia. Una carpeta incompleta se malvende.
¿Qué es un libro de mantenimiento de flota?
Es el mantenimiento de cada vehículo, anotado en un mismo sitio y con las mismas reglas.
La confusión más habitual consiste en llamar «libro» a lo que en realidad es un control de costes. Ambos sirven, y no responden a lo mismo. Un control de costes le dice cuánto le costó la flota el trimestre pasado. Un libro le dice que la correa de distribución de la furgoneta se cambió a 118.000 km, el 12 de marzo, en un taller concreto, y que la factura está unida a esa intervención.
El segundo hace falta en cuanto un tercero le pide cuentas: un comprador en la reventa, la empresa de renting al final del contrato, la aseguradora tras un siniestro, un cliente que le confía sus rutas. El primero siempre se puede reconstruir desde la contabilidad. El segundo no: la información perdida no vuelve.
Por qué la hoja de cálculo acaba costando más de lo que ahorra
Nunca dice lo que no sabe.
Una hoja de cálculo muestra lo que se ha escrito en ella, con la misma seguridad si la fila es de ayer o de hace dos años. Nada distingue una casilla vacía porque no se hizo nada de una casilla vacía porque nadie la rellenó. Ese es el fallo central, y empeora con cada persona que participa.
Luego vienen los problemas de siempre, que cualquier responsable de flota conoce. Las facturas viven en otro sitio, en un buzón o en una carpeta. Dos compañeros abren el archivo la misma mañana y uno pisa el trabajo del otro. La persona que montó las fórmulas de aviso cambia de puesto. Y el día en que de verdad hace falta una prueba, toca rebuscar en un correo para encontrar un PDF de 2024.
El cálculo honesto no es «la hoja de cálculo es gratis». Es el tiempo que se pierde reconstruyendo, multiplicado por las veces que hay que hacerlo, más el valor que se pierde en la reventa por no poder demostrar el mantenimiento.
Las cuatro cosas que un libro de mantenimiento debe llevar por vehículo
Por vehículo, no por factura.
La identidad y las fechas que vuelven. Matrícula, fecha de primera matriculación, fecha de adquisición y kilometraje en el momento de entrar en la flota. Son las referencias que hacen legible todo lo demás.
Las intervenciones, en orden. Cada paso por el taller, con la fecha, el kilometraje leído ese día, el proveedor y lo que se hizo realmente. Una intervención sin kilometraje vale la mitad: el kilometraje es lo que permite saber si toca la siguiente.
Los justificantes, unidos a su intervención. La factura va en la intervención que demuestra, no en una carpeta paralela. Es la única forma de sacar una prueba en diez segundos tres años después.
Las acciones pendientes. ITV, revisión del fabricante, fin de garantía, renovación del seguro. Se calculan a partir de las dos primeras capas, siempre que estén al día.
Todo lo demás, incluido el seguimiento de los gastos, se deduce de estas cuatro capas. Al revés no funciona.
Quién registra qué: tres funciones, una sola verdad
En el plan Empresa de WheelTrust, la flota se organiza en tres funciones. Es el reparto que aguanta, tenga usted ocho vehículos u ochenta.
El responsable de flota ve toda la flota, invita a los demás, crea las flotas y decide quién entra y quién sale. Él, y solo él, gestiona la suscripción. Suele ser la persona que dirige o la que firma las facturas.
El gestor de flota trabaja a diario sobre las flotas que se le confían: registra las intervenciones, archiva los documentos, vigila los vencimientos, invita a los conductores y les asigna los vehículos. No ve ni la suscripción ni su facturación. En una empresa de diez vehículos es con frecuencia la misma persona que el responsable, y no pasa nada.
El conductor accede a los vehículos que tiene asignados, seguimiento de gastos incluido, y registra en ellos lo que ha ocurrido, con la factura como prueba. El resto de la flota no se le abre.
Cada anotación conserva el nombre de su autor y su fecha. Para ver lo que ve cada función, abra la demostración Empresa: una empresa ficticia de doce vehículos, sin cuenta, donde nada se guarda.
Esta separación no es burocracia. Evita dos situaciones caras: la persona con todos los permisos que modifica sin saberlo el libro de un vehículo que no conduce, y el conductor bloqueado que acaba mandando la foto de una factura por mensaje, donde se perderá.
Un punto que resolver antes de invitar a sus empleados: en Francia, la ley le pide informarles y consultar al comité social y económico (CSE), si dispone de uno. Estas obligaciones caben en una página, con un modelo de nota para entregarles: sus obligaciones como empleador.
Qué pasa cuando alguien se va, o cuando se vende un vehículo
Es el momento de la verdad de un libro de mantenimiento de flota.
Si los libros se crearon desde la cuenta personal de un empleado, su baja se lleva el pasado de toda la flota. Quizá consiga una exportación; casi seguro que no los archivos adjuntos ni las fechas de registro. Por eso los libros tienen que pertenecer a la empresa desde el primer día, y las personas ser miembros que entran y salen. En el plan Empresa de WheelTrust, es la regla: con una baja se detienen los accesos, las anotaciones permanecen.
En la reventa, la pregunta cambia: ¿qué puede enseñarle al comprador? Una furgoneta vendida con su historial completo no se negocia igual que una furgoneta vendida de palabra. En el plan Empresa de WheelTrust, el libro no se transfiere al comprador: se queda en la empresa, con sus intervenciones y sus justificantes. El día de la venta, usted encuentra en unos segundos cada factura, unida a su intervención, para enseñársela al comprador. Y el responsable de flota puede solicitar en cualquier momento una copia completa de los datos de la empresa: los libros, sus intervenciones y los documentos subidos, un archivo que se guarda dentro de la empresa.
Poner en marcha un libro de mantenimiento de flota, paso a paso
Cuente media jornada para diez vehículos, trabajando con lo que ya tiene.
Escríbanos desde la página del plan Empresa con el número de vehículos que quiere seguir. El espacio de la empresa no se crea en autoservicio: verificamos con usted quién es el responsable y, después, usted invita a las personas implicadas con su función. Empiece con lo justo: el responsable y una o dos personas que registren.
Cargue toda su flota de una vez: basta con un archivo con la matrícula, la marca y el modelo, y cada vehículo recibe su ficha. Añada al archivo la fecha de primera matriculación y el kilometraje de hoy si los tiene. No espere a tener todo su pasado para abrir la ficha.
Recupere los últimos doce meses de facturas, de momento no más. Para cada una, anote la fecha, el kilometraje, el proveedor y el tipo de intervención, y adjunte la factura a la intervención que demuestra.
Apunte los vencimientos que conoce, empezando por la ITV, vehículo a vehículo, para tenerlos a mano: son ellos los que le dirán por dónde empezar a ponerse al día.
Dé una única regla de registro, por escrito y en una frase: quién registra, en qué plazo y con qué archivo adjunto. Sin esa frase habrá reconstruido una hoja de cálculo con más pantallas.
Añada el mantenimiento antiguo sobre la marcha, cuando aparezca una factura. Un libro parcial pero fechado vale más que uno perfecto que se aplaza siempre.
Los vehículos que quedan fuera de la flota, un coche particular por ejemplo, se llevan en un libro aparte de la misma cuenta. No se mezclan.
Las cifras, con su fuente
3 funciones en el plan Empresa de WheelTrust: responsable de flota, gestor de flota y conductor. Página del plan Empresa, consultada el 18/10/2026.
20 vehículos: primer tramo del plan Empresa de WheelTrust, facturado por vehículo seguido, una vez al año. Tarifas y simulador en la página del plan Empresa, planes para particulares en la página de tarifas.
Las obligaciones propias de los vehículos de su empresa, la ITV incluida, las marca la autoridad de tráfico de su país: la DGT en España, su equivalente allí donde esté leyendo esto. Los plazos y las tasas se mueven, así que conviene comprobarlos ahí y no en un blog.
Preguntas frecuentes
¿A partir de cuántos vehículos compensa un libro de mantenimiento de flota?
En la práctica, desde el momento en que varias personas intervienen sobre los mismos vehículos, que muy a menudo son cinco. El umbral no es el número de vehículos, sino el número de manos. Una empresa con tres furgonetas conducidas por seis personas lo necesita más que un autónomo con ocho vehículos propios. En cuanto al plan, el plan Empresa de WheelTrust empieza en un tramo de 20 vehículos. Una flota de ocho o de doce vehículos cabe en él: usted paga ese tramo, y las plazas que sobran sirven cuando la flota crece. Si es usted la única persona que lleva el libro de sus vehículos profesionales, una docena como mucho, el plan Premium suele bastar. El detalle está en la página de tarifas.
¿Se puede empezar sin comprometer a toda la empresa?
Sí. Lo más rápido es abrir la demostración Empresa y pasar de una función a otra, sin cuenta. También puede abrir una cuenta gratuita, crear un vehículo y registrar tres intervenciones para ver qué tal: crear la cuenta no pide tarjeta bancaria. Cuando la forma de trabajar le convenza, escríbanos desde la página del plan Empresa y abrimos el espacio de su empresa. El plan Empresa no tiene periodo de prueba: la demostración hace sus veces.
¿Los conductores ven los importes?
Los de su vehículo, sí. Un conductor consulta el vehículo que tiene asignado, seguimiento de gastos incluido, y registra en él lo que ha pasado. Lo que no ve es el resto de la flota ni la vista de conjunto, que se quedan en las dos funciones de gestión. Es un ajuste de función, no una opción de pago.
¿Qué pasa con el libro cuando vendemos un vehículo de empresa?
En el plan Empresa, no se transfiere al comprador: sigue siendo de la empresa, con todo su historial. Usted le enseña al comprador las facturas unidas a las intervenciones. La transferencia del libro existe en una cuenta personal, no en un libro de empresa.
¿Hay que volver a meter diez años de mantenimiento para que sirva?
No, y esa es la forma más segura de no empezar nunca. Con doce meses de facturas el libro ya sirve la primera semana. El resto se completa cuando una factura sale de un cajón.
En resumen
Un libro de mantenimiento de flota se apoya en cuatro capas: la identidad del vehículo, sus intervenciones fechadas y con kilometraje, los justificantes unidos a ellas y los vencimientos que se deducen. Lo que decide su valor no es la herramienta, sino saber quién registra qué y de quién es el libro.
Un libro que vive en la cuenta personal de un empleado se acaba con su preaviso. Uno que pertenece a la empresa sobrevive a las bajas, a las inspecciones y a las reventas. Es lo que hace el plan Empresa de WheelTrust: los libros pertenecen a la empresa, cada uno registra según su función, y el historial se queda cuando las personas se van. Vea cada función en la demostración antes de plantearlo a su equipo.
El equipo WheelTrust