Historial de organización: lo que debe a sus empleados

Al abrir una Organización en WheelTrust, pone a disposición de sus empleados una herramienta que registra lo que hacen en los historiales de mantenimiento de sus vehículos. Es usted, como empleador, quien decide este uso: la ley le exige informar a sus empleados, consultar a sus representantes del personal si los tiene, y mantenerse proporcionado. Esta página le explica, de forma sencilla, lo que eso significa. No sustituye el consejo de su asesor contable, de su abogado o de su organización profesional.

Lo que el historial registra, y lo que no registra

El historial de organización registra, para cada vehículo de su flota, las intervenciones de mantenimiento (fecha, operación, kilometraje, coste, taller), los documentos subidos (facturas, ITV, seguro) y las acciones pendientes. Cada línea lleva el nombre de la persona que la introdujo y su fecha: esto es lo que permite saber quién hizo qué en un vehículo, y lo que hace fiable el historial el día de la reventa.

El historial no registrala posición de los vehículos (ninguna geolocalización), ni los trayectos, ni los horarios de conducción, ni el tiempo de trabajo. No vigila a nadie en tiempo real. No cuenta, no puntúa, no clasifica ni compara a sus empleados: ningún score, ninguna clasificación, ninguna alerta de inactividad. Cada empleado solo ve los historiales que se le confían; los responsables y los gestores ven los historiales de su ámbito.

Antes de invitar a sus empleados: tres cosas por hacer

1. Informar a cada uno, antes de la puesta en marcha.El Código del Trabajo francés exige informar a los empleados, antes de su puesta en marcha, de cualquier dispositivo que recopile información que les concierna personalmente (artículo L1222-4). El RGPD exige lo mismo, con un contenido preciso: quién trata los datos, por qué, qué datos, quién accede a ellos, durante cuánto tiempo, qué derechos (artículo 13). Basta con una nota escrita, entregada o enviada a cada persona que invite. Más abajo figura un modelo.
2. Consultar al comité social y económico (CSE), si dispone de uno.El CSE debe ser informado y consultado antes de implantar una herramienta que permita seguir la actividad de los empleados (artículo L2312-38). Si emplea a menos de once trabajadores, no tiene CSE, y este paso no le concierne.
3. Mantenerse proporcionado.Un empleador no puede restringir los derechos de los empleados más allá de lo que justifica la tarea a realizar (artículo L1121-1). El historial sirve para mantener los vehículos, no para vigilar a las personas. No utilice el historial de anotaciones como una herramienta de control disciplinario, no conceda más accesos de los necesarios, y retire el acceso a quien deje la empresa.

Lo que hace WheelTrust por su parte

Para los datos de su flota, usted es el responsable del tratamiento y nosotros somos su encargado del tratamiento: nuestros compromisos están recogidos en el anexo de tratamiento de datos que usted acepta al suscribirse. En cuanto a las cuentas de sus empleados (credenciales, contraseña, seguridad), los responsables somos nosotros, y nuestra política de privacidad se lo explica. El email de invitación que recibe cada empleado enlaza a esta política. No generamos ningún indicador por persona, y no lo haremos sin informarle.

Modelo de nota informativa para sus empleados

«Utilizamos el servicio WheelTrust para llevar el historial de mantenimiento de los vehículos de la empresa. Recibirá una invitación para crear una cuenta. En los vehículos que se le confíen, podrá consultar y registrar las intervenciones de mantenimiento y subir documentos; cada anotación lleva su nombre y su fecha. Esta información se usa únicamente para el mantenimiento y el seguimiento de los vehículos; puede ser consultada por los responsables de la flota y se conserva mientras el vehículo forme parte de nuestra flota. El servicio no registra ni la posición de los vehículos ni sus horarios. Puede solicitar el acceso, la rectificación o la eliminación de la información que le concierne escribiendo a [dirección de su empresa]. Para su cuenta personal de WheelTrust, puede escribir a contact@wheeltrust.io.»

Referencias: Código del Trabajo francés, artículos L1121-1, L1222-4 y L2312-38; RGPD, artículos 5, 13 y 28; CNIL (autoridad francesa de protección de datos), guía práctica sobre la geolocalización de los vehículos de los empleados (a título informativo: WheelTrust no la utiliza).