Política de privacidad

1. Preámbulo y compromiso

WheelTrust es un servicio de historial de mantenimiento digital de vehículos (automóviles y motocicletas), ofrecido por IT EXPERT SERVICES SAS. La protección de sus datos personales está en el centro del diseño de nuestro servicio, conforme al principio de protección de datos desde el diseño (RGPD, art. 25).

La presente política tiene por objeto informarle, de forma clara y accesible, de los tratamientos de datos personales que llevamos a cabo cuando utiliza WheelTrust (sitio web wheeltrust.io y sus subdominios, y aplicación móvil WheelTrust para iPhone y Android, véase 10.4), de conformidad con los artículos 12 a 14 del RGPD.

Sus datos se alojan en Francia, de conformidad con nuestro principio rector de soberanía europea de los datos.

2. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es:

• IT EXPERT SERVICES SAS
• Domicilio social: 9 Allée Saint-Éloi, 77144 Chalifert, Francia
• SIREN: 908 633 100
• Representante legal: Patricia Pereira
• Email: contact@wheeltrust.io

3. Delegado de protección de datos

IT EXPERT SERVICES SAS no ha designado un delegado de protección de datos en el sentido del artículo 37 del RGPD. Esta designación no es obligatoria para WheelTrust: nuestros tratamientos no implican ni una observación habitual y sistemática a gran escala, ni un tratamiento a gran escala de categorías especiales de datos en el sentido del artículo 9 del RGPD.

El responsable del tratamiento, IT EXPERT SERVICES SAS representado por su presidenta Patricia Pereira, ejerce directamente la función de punto de contacto para cualquier pregunta relativa a sus datos personales, en la dirección contact@wheeltrust.io.

No se realiza ninguna declaración de delegado de protección de datos ante la CNIL (autoridad francesa de protección de datos) (art. 37.7 del RGPD), ya que esta obligación va ligada a una designación. Esta postura se reevaluará si WheelTrust supera umbrales que impliquen una observación a gran escala o tratamientos a gran escala de categorías especiales de datos.

4. Definiciones

A efectos de la presente política:

• Datos personales: toda información sobre una persona física identificada o identificable (RGPD, art. 4.1).
• Tratamiento: toda operación realizada sobre datos personales (recogida, registro, consulta, utilización, conservación, supresión, etc.; RGPD, art. 4.2).
• Responsable del tratamiento: IT EXPERT SERVICES SAS, que determina los fines y los medios de los tratamientos (RGPD, art. 4.7); para los datos de flota de una organización cliente, esta condición corresponde a la organización, y nosotros actuamos por cuenta de ella (véase 5.12).
• Encargado del tratamiento: toda persona física o jurídica que trate datos por cuenta del responsable del tratamiento (RGPD, art. 4.8).
• Usuario: cualquier persona física que disponga de una Cuenta WheelTrust, en el plan Gratuito, Premium o Empresa.
• Organización: la estructura (empresa, asociación, administración) titular de un plan Empresa, propietaria de los historiales de su flota.
• Miembro: la persona física vinculada a una organización.
• Rol: el título de un miembro en su organización, que determina lo que puede ver y lo que puede hacer: Responsable de flota(s), Gestor de flota(s) o Conductor.

5. Datos recogidos y finalidades

Recogemos y tratamos las siguientes categorías de datos, en función de la finalidad perseguida.

5.1 Creación y gestión de su cuenta

• Datos: apellidos, nombre, dirección de email, fecha de creación de la cuenta, idioma preferido, zona horaria. El acceso se realiza mediante un enlace seguro enviado por email: no se recoge ni almacena ninguna contraseña.
• Finalidad: creación, autenticación y gestión de su cuenta.
• Base legal: ejecución del contrato (RGPD, art. 6.1.b).

5.2 Gestión de la suscripción y la facturación

• Datos: plan contratado, historial de suscripción, fechas de renovación, importe pagado, medio de pago utilizado (sin almacenamiento del número de tarjeta por parte de WheelTrust, véase la sección 8), historial de facturas.
• Finalidad: ejecución del contrato, facturación, gestión de la relación comercial, prevención del fraude.
• Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b); obligaciones legales contables (art. 6.1.c; Código de Comercio francés, art. L123-22); interés legítimo de prevención del fraude (art. 6.1.f).

5.3 Fichas de vehículos e historial de mantenimiento

• Datos: marca, modelo, año, kilometraje, matrícula (opcional), número de bastidor (opcional), fotos del vehículo, historial de mantenimiento (fecha, operación, kilometraje, coste, taller), fotos de facturas, notas libres, acciones pendientes (lo que anota que hay que hacer en el vehículo: descripción libre, fecha prevista, kilometraje objetivo y coste estimado, todos opcionales salvo la descripción), y los archivos que adjunta a esas acciones pendientes (hasta cinco fotos o archivos por acción: el presupuesto de un taller, la foto de una pieza desgastada), así como los daños que registra en el vehículo (zonas y piezas afectadas, fecha y país de los hechos, coste estimado, título y descripción libres, fotos adjuntas, intervención de reparación vinculada).
• Estos archivos nunca se leen automáticamente: no enviamos los archivos adjuntos a sus acciones pendientes a ningún servicio de lectura de documentos, ni al nuestro ni al de un encargado del tratamiento. Se almacenan cifrados y solo se muestran a usted, y, si crea un enlace para compartir un informe, a las personas a quienes envíe ese enlace.
• Lo que muestra un enlace para compartir: el informe compartido adjunta los archivos de las acciones pendientes que ya muestra, igual que ya adjunta sus justificantes de intervención. El acceso a estos archivos pasa exclusivamente por la dirección de ese enlace: revocarlo cierra el acceso a los archivos en el mismo instante, y ninguna otra dirección permite acceder a ellos. Si la casilla «Accidentes y daños» está marcada, el informe compartido muestra también los daños registrados en el vehículo, con su título, las zonas y piezas afectadas, la fecha y el país de los hechos y el estado de reparación. Añade el coste estimado si la casilla «Importes» está marcada, la descripción si lo está la casilla «Notas del propietario» y las fotos si lo está la casilla «Archivos adjuntos del historial». El acceso a estas fotos pasa también por la dirección de ese enlace.
• Finalidad: prestación del servicio principal de historial de mantenimiento.
• Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b).

5.3 bis Importación de un informe de historial del vehículo

• Datos: el informe de historial que usted sube (carVertical, Autoviza, HistoVec u otro editor, en formato PDF), guardado entre los documentos del vehículo, y los elementos que leemos en él: fechas, kilometrajes, países, accidentes declarados (piezas afectadas, horquilla de coste), peritajes, inspecciones técnicas (ITV), cambios de propietario o de matrícula. No extraemos ningún nombre de persona, aunque el informe los contenga (antiguos titulares, peritos); el propio informe se conserva tal como usted lo subió.
• Nada se añade sin usted: los elementos leídos se le presentan para que los verifique. Solo los que usted valida se convierten en intervenciones o daños de su historial. Quedan vinculados a una intervención que lleva el nombre del informe (por ejemplo «Generación de un informe carVertical») y la fecha en que se generó.
• Cómo se lee el informe: leemos nosotros mismos, en nuestros servidores, los informes de carVertical, Autoviza e HistoVec. El contenido del informe se transmite a nuestro encargado del tratamiento Mistral AI (empresa francesa, alojamiento en la Unión Europea) en tres casos: el informe procede de otro editor, está escaneado (una imagen sin texto) o nuestra propia lectura no encuentra ningún elemento en él (por ejemplo, si el editor ha cambiado su formato). Este contenido puede incluir nombres, como los de los antiguos titulares en un informe HistoVec: Mistral AI solo nos devuelve elementos sobre el vehículo, y el informe no se utiliza para entrenar modelos (véase la sección 8).
• Finalidad: completar el historial del vehículo a partir de un informe que usted posee.
• Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b); para los nombres de otras personas que pueda contener el informe, nuestro interés legítimo en conservar y leer el documento tal como usted lo subió, sin extraer esos nombres (art. 6.1.f).
• Plazos: una lectura que usted no ha validado deja de poder utilizarse a las 24 horas, y sus elementos se borran como máximo 48 horas después de subir el informe. Si abandona la importación, o si la lectura caduca, el informe subido para ella pasa a los elementos eliminados (30 días y después borrado definitivo, véase la sección 7), salvo que ya esté vinculado a una intervención. El registro técnico de una importación abandonada se borra a los 30 días. Una importación validada se conserva mientras exista su historial y figura en la exportación de sus datos.
• Historiales compartidos e historiales de empresa: la persona a quien usted ha confiado la «Gestión completa» de su historial puede importar un informe en él. El informe se añade a los documentos de su vehículo: usted ve quién lo subió, puede eliminarlo, y permanece en ellos después de que finalice el acceso compartido. En un historial de empresa, es la empresa quien decide quién puede importar, y es ella la responsable de los informes subidos (véase el Acuerdo de Tratamiento de Datos del plan Empresa).

5.4 Documentos oficiales (categoría especial)

• Datos, únicamente por iniciativa suya: foto o escaneo del permiso de circulación, del permiso de conducir, del certificado de la ITV, del certificado de seguro, de la factura de compra del vehículo.
• Finalidad: centralización de los documentos oficiales de sus vehículos.
• Base legal: consentimiento explícito (art. 6.1.a y 9.2.a). Puede retirar su consentimiento en cualquier momento, lo que conlleva la eliminación definitiva de estos documentos.
• Seguridad: estos documentos están protegidos mediante un cifrado de nivel bancario a través de una bóveda de secretos autoalojada en nuestra infraestructura en Francia, de conformidad con nuestra Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos (EIPD).

5.5 Transferencias de ficha del vehículo entre usuarios

• Datos: direcciones de email del cedente y del receptor, fecha de la transferencia, confirmación del consentimiento de ambas partes.
• Finalidad: transmitir el historial de un vehículo con motivo de una venta o de un cambio de propietario.
• Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b) con consentimiento explícito de ambas partes.
• Particularidad: los documentos de identificación del cedente (permiso de circulación, permiso de conducir, factura de compra) no se transfieren al receptor; se eliminan de la ficha transferida.
• Lo que sigue al vehículo: el historial transferido incluye sus acciones pendientes y los archivos adjuntos a ellas, porque describen el mantenimiento futuro del vehículo y no a su persona, igual que sus facturas. La pantalla de transferencia se lo recuerda antes del envío: puede eliminar las que no desee transmitir. El vínculo desaparece entonces junto con la acción; el archivo, por su parte, permanece en los documentos del vehículo, donde puede eliminarlo antes de la transferencia como cualquier otro archivo. Lo mismo ocurre con las intervenciones y los daños registrados en el vehículo: una intervención o un daño que usted elimina antes de la transferencia se borra definitivamente cuando esta se acepta; los archivos que tenía adjuntos permanecen en los documentos del vehículo, donde puede eliminarlos.
• Los accesos compartidos en curso finalizan: si había abierto su historial a otras personas, todos esos accesos se retiran en el momento de la transferencia. El comprador recibe el historial, no las personas a quienes se lo había confiado.
• Plazo de conservación de la dirección del receptor: la duración de la transferencia. Se borra de inmediato en cuanto la transferencia finaliza, ya sea aceptada, rechazada, cancelada por usted, o que el enlace expire sin respuesta. El motivo que haya indicado, en su caso, se borra al mismo tiempo. Lo que subsiste es el rastro de la operación en nuestro registro, sin la dirección en claro.
• Informes de historial importados: el informe que usted subió y las importaciones que ha validado acompañan al vehículo, como sus demás documentos. Un informe puede llevar su nombre (suele ser el caso de un informe HistoVec): si no desea transmitirlo, elimínelo antes de la transferencia, como cualquier otro documento. Una lectura en curso que aún no ha validado se borra al aceptarse la transferencia, junto con el informe subido para ella: el comprador no ve ninguno de los dos.

5.5 bis Compartir un historial con otra persona

• Datos: dirección de email de la persona que invita, nivel de derechos que le concede, fechas de invitación, aceptación y retirada, y, para cada intervención añadida por esa persona, el registro de que es su autora.
• Finalidad: permitirle abrir de forma duradera su historial a alguien de su confianza (su mecánico, su cónyuge, su hijo), para que lo consulte y anote en él lo que ha hecho.
• Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b) tanto para usted como para la persona que acepta; interés legítimo (art. 6.1.f) para el envío de la invitación a una persona que aún no tiene cuenta, cuya dirección se utiliza únicamente para ello y nunca se reutiliza.
• Lo que la persona invitada nunca puede hacer: eliminar una intervención, una foto o un documento de su historial, transferir su vehículo, compartir a su vez su historial, crear un enlace público de informe, ni ver sus notas personales o los documentos de su cuenta.
• Lo único que puede retirar: un justificante que ella misma acaba de subir y que aún no ha vinculado a una intervención. En cuanto un documento se incorpora a su historial, permanece en él: ya no puede retirarlo, aunque lo hubiera subido ella.
• Plazo de conservación de la dirección: la duración del acceso compartido. Se borra de inmediato en cuanto este finaliza, ya sea porque usted lo retira, la persona lo rechaza o lo abandona, la invitación expira, el vehículo se transfiere o se elimina, o se elimina alguna de las dos cuentas.
• Lo que permanece tras la retirada: las intervenciones que esa persona haya añadido permanecen en su historial, porque pertenecen al vehículo. La retirada del acceso, en cambio, es inmediata. Si esa persona utiliza la aplicación móvil, la copia guardada en su teléfono para el modo sin conexión se borra en cuanto la aplicación vuelve a conectarse y, como máximo, 7 días después de su última actualización.

5.6 Programa de referidos y programa de socios (afiliación)

• Datos (referidos): código de referido, vínculo entre la cuenta del referente y la de la persona referida, fecha de vinculación, estado de conversión, meses gratis concedidos.
• Datos (programa de socios): para los socios registrados: identidad legal o comercial (forma jurídica, razón social, número SIRET o identificador equivalente, número de IVA intracomunitario o mención de exención), dirección y dirección de email de facturación, datos bancarios (IBAN), código de socio, registros y contrataciones vinculados a ese código, comisiones calculadas y pagadas.
• Finalidad: ejecución del programa de referidos y del contrato de socio, pago de las comisiones y elaboración de los justificantes contables correspondientes, prevención del fraude (un único código por cuenta, una única recompensa por persona referida).
• Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b), incluido el contrato de socio para los datos de facturación y de pago; obligación legal (art. 6.1.c) para la conservación de los justificantes contables; interés legítimo de prevención del fraude (art. 6.1.f).
• Seguridad: los datos bancarios de los socios se almacenan cifrados por WheelTrust y nunca se vuelven a mostrar en claro.
• Conservación: los justificantes contables relativos a las comisiones se conservan 10 años en virtud de nuestras obligaciones contables y fiscales; los datos bancarios se eliminan al finalizar la colaboración.

5.7 Medición de audiencia y mejora del servicio

• Datos: páginas visitadas, duración de la visita, tipo de dispositivo, navegador, idioma, dirección IP anonimizada (dos últimos octetos eliminados), fecha y hora.
• Finalidad: medición de audiencia anonimizada, mejora de la ergonomía y del rendimiento.
• Base legal: interés legítimo (art. 6.1.f), tratamiento exento de consentimiento de conformidad con la deliberación de la CNIL del 17 de marzo de 2022 (Matomo configurado sin cookies, sin cruce de datos, IP anonimizada).

5.8 Seguridad y lucha contra el fraude

• Datos: historial de conexiones; para los eventos de seguridad de la conexión de la aplicación (inicio de sesión, aprobación, cierre de sesión, dispositivo retirado, token reutilizado), la dirección IP del dispositivo, conservada 6 meses; una huella de la dirección en los contadores antiabuso, conservada de unos minutos a 24 horas; la dirección se transmite a nuestro servicio antibots en determinados formularios; comportamientos sospechosos; historial con marca de tiempo de las lecturas y modificaciones de kilometraje.
• Finalidad: seguridad del servicio, prevención del fraude (cuentas múltiples, falsificación de kilometraje, abuso del programa de referidos).
• Base legal: interés legítimo (art. 6.1.f); obligaciones de seguridad del responsable del tratamiento (art. 32).

5.9 Soporte y comunicación

• Datos: contenido de sus mensajes al soporte, dirección de email, identificador del ticket, historial de intercambios.
• Finalidad: tramitación de sus solicitudes de asistencia.
• Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b).

5.10 Notificaciones y emails transaccionales

• Datos: dirección de email, preferencias de notificación.
• Finalidad: avisos de vencimientos (ITV, seguro, etc.), notificaciones de servicio (facturas, modificaciones de la suscripción) y comunicaciones de seguridad. Las comunicaciones de seguridad son los enlaces de conexión seguros y los avisos que protegen su cuenta: nuevo inicio de sesión de la aplicación o conexión inusual, código de respaldo utilizado, autenticación de dos factores modificada y cambio de dirección de email (un aviso a su dirección actual cuando se solicita el cambio y otro a su dirección anterior cuando se confirma). Estas comunicaciones se envían siempre, sean cuales sean sus ajustes de notificación.
• Base legal: ejecución del contrato (art. 6.1.b); para las comunicaciones de seguridad, nuestro interés legítimo en proteger su cuenta contra una toma de control por parte de un tercero (art. 6.1.f).

5.11 Comunicación de marketing (opcional)

• Datos: dirección de email, preferencias de comunicación.
• Finalidad: información sobre las novedades del servicio, consejos de mantenimiento, ofertas puntuales.
• Base legal: consentimiento explícito (art. 6.1.a). Puede retirar su consentimiento en cualquier momento a través del enlace de baja presente en cada mensaje o desde los ajustes de su cuenta.

5.12 Cuentas de organización (plan Empresa)

Algunos historiales de mantenimiento no pertenecen a una persona, sino a una empresa, una asociación o una administración que ha contratado el plan Empresa. Llamamos a esta estructura su organización. Si ha sido invitado a unirse a una organización, este apartado describe lo que tratamos sobre usted en esta condición, lo que su organización ve de su actividad, y qué ocurre con esta información cuando la abandona.

• Quién responde de qué: su organización decide qué incluye en sus historiales, quién accede a ellos y qué hace con ellos. Para estos datos de flota, es ella quien es responsable del tratamiento, y nosotros actuamos por su cuenta, siguiendo sus instrucciones (RGPD, art. 28). Seguimos siendo responsables del tratamiento de lo que controlamos directamente: su cuenta, su autenticación, la seguridad del servicio, la facturación de la organización, y el registro técnico de quién escribió qué. En la práctica: una pregunta sobre el contenido de la flota de su empleador se dirige a su empleador; una pregunta sobre su cuenta o sobre su registro de actividad se nos dirige a nosotros. Los compromisos que asumimos frente a su organización a este respecto se describen en el acuerdo de tratamiento de datos (wheeltrust.io/dpa-entreprise).
• Datos: su pertenencia a la organización: el vínculo entre su cuenta y la organización, su rol (Responsable de flota(s), Gestor de flota(s) o Conductor), el estado de ese vínculo (invitación pendiente, activo, retirado, abandonado, caducado), las fechas de invitación, aceptación y retirada, y la identidad de la persona de la organización que le invitó.
• Datos: sus asignaciones: los historiales que se le confían, las flotas que gestiona en su caso, la fecha de cada asignación y de cada retirada, y la persona de la organización que las decidió.
• Datos: el registro de lo que usted escribe: cada intervención, cada documento, cada acción pendiente y cada daño que añade en un historial de la organización lleva la marca de que usted es su autor, con su fecha. Esta marca es un identificador técnico interno, nunca su nombre ni su dirección copiados en el historial.
• Finalidad: permitir a una organización confiar sus historiales de mantenimiento a las personas que se ocupan de ellos y retirarles ese acceso; saber quién escribió qué sobre un bien de la organización, porque un historial llevado por varias manos solo vale como prueba de mantenimiento si se conoce al autor de cada línea; y permitirle obtener el registro de su propia actividad si nos lo solicita.
• Base legal: para el envío de la invitación a una persona que aún no tiene cuenta, nuestro interés legítimo (art. 6.1.f) en permitir a un cliente abrir su flota a sus colaboradores, sirviendo la dirección únicamente para ello y sin ser nunca reutilizada ni cedida. Para su pertenencia, su rol y sus asignaciones una vez creada su cuenta, la ejecución del contrato que celebró con nosotros al aceptar nuestros términos de uso (art. 6.1.b), completada por el interés legítimo de la organización en administrar sus propios accesos. Para la conservación del registro de sus anotaciones más allá de su salida, nuestro interés legítimo (art. 6.1.f) en la integridad del historial, que es el valor mismo del servicio.
• Cómo se le invita, y qué ocurre con su dirección: un Responsable o un Gestor de flota(s) de la organización introduce su dirección de email para invitarle. Le enviamos un único mensaje, que le indica quién le invita, por qué, cuánto tiempo conservamos su dirección y dónde leer la presente política. El enlace de invitación es válido durante 7 días y solo sirve una vez. Mientras la invitación está pendiente, su dirección es visible para los Responsables y los Gestores de flota(s) de la organización; un Responsable puede anular la invitación. Su dirección se borra en el mismo momento que finaliza la invitación, en los tres casos posibles: usted acepta, la organización revoca la invitación, o el plazo expira sin respuesta. Solo subsiste entonces una huella truncada, que permite relacionar dos líneas de nuestro registro sin reconstruir su dirección.
• Lo que ve su organización: esto depende del rol de la persona, y de nada más. Un Responsable de flota(s) ve todos los historiales de la organización y el directorio de sus miembros (nombre, dirección de email y rol). Un Gestor de flota(s) ve los historiales de las flotas que gestiona y el directorio de miembros. En cada historial que ven, ven también a quién está confiado. Un Conductor solo ve los historiales que se le confían, y no ve el directorio. En un historial de la organización, las personas que tienen acceso a él también ven quién introdujo cada línea, y cuándo. Un Responsable de flota(s) también puede obtener una copia de los datos de la organización: incluye el directorio (nombre, dirección de email y rol de los miembros, incluidas las personas que ya no forman parte de ella) y, para cada anotación de un historial, el nombre y la dirección de email de su autor.
• Quién puede escribir en un historial de la organización: los tres roles, cada uno dentro de su ámbito de visibilidad. Un Responsable de flota(s) puede registrar una intervención en cualquier historial de la organización; un Gestor de flota(s), en los historiales de las flotas que gestiona; un Conductor, en los historiales que se le confían. Cada línea lleva el nombre de su autor, sea cual sea su rol: una intervención introducida por un responsable se identifica como tal, igual que la de un conductor.
• Lo que su organización no ve: sus historiales personales. Un historial creado en una cuenta personal nunca se hace visible para una organización, y los historiales que poseía antes de unirse a una organización siguen siendo suyos. En cambio, todo historial que cree desde su cuenta mientras es miembro de una organización pertenece a esa organización, nunca a usted: si quiere hacer seguimiento de su vehículo personal, utilice una cuenta separada, con su dirección personal. No transmitimos a su organización ni sus datos de conexión, ni su historial de navegación, ni ninguna información sobre su uso del servicio fuera de sus propios historiales.
• Traspasar un historial personal a la organización: es una acción explícita, que solo usted puede realizar sobre un historial de su propiedad. Es definitiva: el historial, su historia y sus documentos pasan a ser de la organización, incluido lo que hubiera introducido antes. Los accesos compartidos que hubiera concedido sobre ese historial se cierran en el mismo instante, y las solicitudes de transferencia en curso se cancelan.
• Cuando abandona la organización: su acceso se detiene de inmediato. Los historiales que se le habían confiado se le retiran, al igual que las flotas que gestionaba. Lo que ha escrito permanece en los historiales, porque esos historiales pertenecen a la organización: es la misma regla que para un historial personal abierto a un tercero. El registro de que usted es su autor sigue vinculado a esas líneas.
• Cuando elimina su cuenta: sale automáticamente de todas sus organizaciones, sus asignaciones y sus funciones de gestión de flotas se extinguen, y su cuenta se seudonimiza en un plazo máximo de 30 días. El registro de sus anotaciones subsiste entonces en una forma que ya no permite identificarle. Una sola situación retrasa la eliminación: si es usted el último Responsable de flota(s) activo de una organización aún abierta, le pedimos que primero designe a otro Responsable o cierre la organización, ya que de lo contrario sus historiales quedarían sin nadie que los administre. El mensaje le indica cuál es, y la operación le lleva un minuto.
• Sus derechos en este contexto: sus derechos de los artículos 15 a 22 del RGPD se ejercen tal como se describe en la sección 12. Dos precisiones propias de las organizaciones. Su exportación de datos contiene sus organizaciones, sus roles, sus fechas, sus asignaciones y la lista de sus contribuciones (qué, cuándo, en qué vehículo); no contiene el contenido de los historiales de la organización, ni siquiera para los vehículos que se le confían, porque esa información describe la actividad de la organización y no la suya, y el derecho de acceso no debe menoscabar los derechos de terceros (art. 15.4). Para obtener el contenido de la flota en sí, diríjase a su organización. El derecho a la portabilidad (art. 20) no cubre estas contribuciones: las aportó en el marco del contrato de su organización, no del suyo.
• Ninguna puntuación, ninguna clasificación: no contamos, puntuamos, clasificamos ni comparamos a los miembros de una organización. No generamos ninguna puntuación, ninguna clasificación ni ninguna alerta de inactividad. No se toma de forma automatizada ninguna decisión que le concierna a partir de su actividad dentro de una organización (art. 22).
• Facturación de la organización: cuando un Responsable de flota(s) contrata el plan Empresa, recogemos la razón social, la forma jurídica, el número SIRET y, en su caso, el número de IVA intracomunitario de la organización, así como una dirección de email de facturación. La dirección postal de facturación y el medio de pago se introducen directamente ante nuestro proveedor de pago Stripe (sección 8), que emite las facturas y las envía al email de facturación; WheelTrust nunca conserva el número de tarjeta. La contratación en línea está reservada a las organizaciones establecidas en Francia. El número de IVA y el SIRET se registran tal como se declaran: no los verificamos ante un tercero ni extraemos de ellos ninguna decisión automática; un retraso en el pago no cierra el acceso a la flota. Conservamos el registro de la persona que contrató en nombre de la organización. Esta información describe a la organización, no a sus miembros: solo es visible para sus Responsables de flota(s) y para nuestro personal habilitado. La suscripción de la organización es independiente de cualquier suscripción personal que usted tuviera por su cuenta: dos contratos, dos facturas, nunca sumados. Si la organización es un empresario individual, esta información le concierne directamente y puede obtenerla, hacerla rectificar y ejercer sus derechos como se describe en la sección 12; la dirección de email de facturación puede sustituirse en cualquier momento por una dirección genérica. Base legal: para el empresario individual, la ejecución del contrato celebrado con usted (art. 6.1.b); para la emisión y conservación de las facturas, nuestras obligaciones contables y fiscales (art. 6.1.c); para la dirección de email de facturación nominativa y el registro de la persona que contrató en nombre de la organización, nuestro interés legítimo (art. 6.1.f) en ejecutar y facturar el contrato de la organización. Conservación: la duración del contrato, y después diez años en virtud de nuestras obligaciones contables (Código de Comercio francés, art. L123-22); las facturas emitidas por Stripe siguen el mismo plazo.
• Plazos de conservación: su dirección de email de invitación, durante la duración de la invitación y ni una hora más (7 días como máximo, borrada al aceptarla, revocarla o caducar). Su pertenencia y sus roles, durante la duración del contrato de la organización: una retirada no elimina la línea, la marca como finalizada, y eso es lo que permite que el registro de sus anotaciones siga siendo legible. Sus asignaciones, hasta su retirada. El registro de sus anotaciones, durante la vida del historial, y por tanto de la organización.

6. Bases legales de los tratamientos

De conformidad con el artículo 6 del RGPD, tratamos sus datos sobre las siguientes bases:

No se lleva a cabo ningún tratamiento sobre una base distinta de las enumeradas anteriormente.

7. Plazos de conservación

De conformidad con el principio de limitación del plazo de conservación (RGPD, art. 5.1.e), conservamos sus datos durante el plazo estrictamente necesario para la finalidad perseguida:

Al finalizar estos plazos, los datos se eliminan definitivamente o se seudonimizan. A petición suya, su cuenta se seudonimiza en un plazo máximo de 30 días; las obligaciones legales de conservación (en particular, contables) se conservan por separado y de forma segura.

En caso de eliminación de su cuenta, o de un vehículo completo al cabo de 30 días (o de inmediato si decide eliminarlo definitivamente), el historial de kilometraje de sus vehículos (fecha, kilometraje, origen de la lectura) permanece vinculado al vehículo en una forma que ya no permite identificarle, en virtud de nuestro interés legítimo de prevención del fraude en el contador. Los comentarios libres que haya introducido se eliminan.

8. Destinatarios y encargados del tratamiento

Sus datos nunca se ceden a terceros con fines comerciales. Solo se transmiten, en la estricta medida necesaria, a los siguientes destinatarios.

También puede decidir abrir el historial de uno de sus vehículos a una persona que designe mediante su dirección de email (véase 5.5 bis). Esa persona se convierte entonces en destinataria de los datos de ese historial, dentro de los límites que haya elegido, y hasta que retire el acceso.

Si es miembro de una organización, las personas de esa organización que tengan el rol correspondiente son destinatarias de los datos de sus historiales, incluido el registro de lo que usted ha escrito en ellos: un Responsable de flota(s) para toda la flota, un Gestor de flota(s) para las flotas que gestiona (véase 5.12). Es la organización quien decide estos roles, no nosotros.

8.1 Personal habilitado de IT EXPERT SERVICES SAS

Solo las personas habilitadas (equipo técnico, soporte, finanzas), sujetas a confidencialidad y formadas en protección de datos, acceden a los datos necesarios para sus funciones, en el marco de una política de derechos de acceso auditada.

8.2 Encargados del tratamiento (RGPD, art. 28)

Recurrimos a los siguientes encargados del tratamiento, cada uno vinculado a WheelTrust mediante un acuerdo de tratamiento de datos conforme al artículo 28 del RGPD:

Lectura automática de documentos: cuando añade una intervención escaneando una factura, o importa un informe de historial que no leemos nosotros mismos (otro editor, un informe escaneado o un informe en el que nuestra propia lectura no encuentra ningún elemento, véase 5.3 bis), el documento que envía, o el texto que hemos extraído de él, se transmite a nuestro encargado del tratamiento Mistral AI (empresa francesa, alojamiento en la Unión Europea) para extraer la información útil. Sus documentos no se utilizan para entrenar modelos ni sirven para ninguna otra finalidad.

Un documento guardado en un historial de mantenimiento nunca se lee si no lo pide usted o una persona con acceso a ese historial (véase 5.5 bis y 5.12): solo la factura cuya lectura se solicita y el informe de historial que se importa pueden transmitirse a Mistral AI.

La medición de audiencia se basa en el software Matomo, autoalojado en nuestra propia infraestructura en Francia: no se transmite ningún dato al editor de este software.

Cada encargado del tratamiento está contractualmente obligado a cumplir el RGPD y a ofrecer garantías suficientes (art. 28.1 RGPD).

9. Transferencias fuera de la Unión Europea

De conformidad con nuestro principio de soberanía europea, el alojamiento y la mayoría de los tratamientos se realizan dentro de la Unión Europea, principalmente en Francia.

No obstante, algunos tratamientos limitados implican una transferencia fuera de la UE:

• Cloudflare (Estados Unidos): servicios DNS, CDN y cortafuegos de aplicaciones web.
• Google (Estados Unidos): conexión mediante Google, cuando la activa.

Estas transferencias están amparadas por las cláusulas contractuales tipo adoptadas por la Comisión Europea (Decisión 2021/914, de 4 de junio de 2021), de conformidad con el artículo 46.2.c del RGPD, completadas con medidas adicionales (cifrado, segregación) conformes a las Recomendaciones 01/2020 del CEPD.

Ningún dato se transfiere a un país que no disponga ni de una decisión de adecuación ni de garantías apropiadas.

10. Cookies, rastreadores y aplicación móvil

WheelTrust está diseñado para respetar su privacidad por defecto.

10.1 Cookies estrictamente necesarios (sin consentimiento)

De conformidad con el artículo 82 de la Ley de Informática y Libertades y las directrices de la CNIL, instalamos sin consentimiento previo:

• una cookie de seguridad (__Host-authjs.csrf-token), que protege los formularios del sitio contra envíos falsificados desde otro sitio (protección llamada anti-CSRF); instalada por WheelTrust (Auth.js), inaccesible para los scripts de la página, conservada durante su sesión de navegación y eliminada al cerrar el navegador;
• una cookie de retorno de conexión (__Secure-authjs.callback-url), que memoriza la dirección de la página a la que volver tras iniciar sesión; solo contiene la dirección del sitio, ningún dato sobre usted; instalada por WheelTrust (Auth.js), inaccesible para los scripts de la página, conservada durante su sesión de navegación y eliminada al cerrar el navegador;
• una cookie de sesión (autenticación), instalada una vez que ha iniciado sesión en su cuenta;
• una cookie que memoriza la aceptación de los términos de uso;
• una cookie de referido (wt_ref), instalada únicamente cuando sigue un enlace de referido, conservada 30 días como máximo, inaccesible para los scripts de la página y eliminada en cuanto se crea su cuenta;
• una cookie de invitación (wt_invite), instalada únicamente cuando sigue un enlace de invitación, en las mismas condiciones;
• una cookie de nombre (wt_prenom), instalada únicamente cuando introduce su nombre en el formulario de creación de cuenta, para memorizarlo entre ese formulario y la creación de su cuenta a través del enlace mágico; conservada 30 días como máximo, inaccesible para los scripts de la página y eliminada en cuanto se crea su cuenta; al ser estrictamente necesaria para el servicio que solicita, está exenta de consentimiento;
• en su caso, una cookie que memoriza su oposición a la medición de audiencia (véase la sección 10.2); no contiene ningún dato de identificación.

Las dos primeras cookies de esta lista, seguridad y retorno de conexión, se instalan desde la primera página que consulta, incluso si no tiene cuenta y no inicia sesión nunca. Son estrictamente necesarias para el funcionamiento seguro del sitio: no se requiere su consentimiento.

10.2 Medición de audiencia exenta (sin consentimiento)

Nuestra solución Matomo está configurada para estar exenta de consentimiento, de conformidad con la deliberación de la CNIL del 17 de marzo de 2022: configuración sin cookies, dirección IP anonimizada, ausencia de cruce con otros tratamientos, ausencia de transmisión a terceros, autoalojamiento en Francia. Los datos de visita se eliminan transcurridos 13 meses; más allá de ese plazo, solo se conservan estadísticas agregadas y anónimas, que no permiten identificar a nadie.

La medición de audiencia solo está activa en nuestras páginas públicas; nunca lo está en su espacio personal ni en las páginas de historiales compartidos.

Puede oponerse a ella en cualquier momento, sin justificación, directamente desde esta página: su elección se guarda en su navegador (véase la sección 10.1) y se tiene en cuenta de inmediato.

Respetamos además la señal «Do Not Track»: si su navegador la envía, no se recoge ningún dato de visita, sin necesidad de ninguna acción por su parte.

10.3 Ausencia de cookies publicitarias

WheelTrust no utiliza ninguna cookie publicitaria, ningún rastreador de comportamiento, ningún píxel de redes sociales ni ninguna herramienta de marketing de terceros. Por tanto, no es necesario ningún banner de consentimiento.

10.4 Aplicación móvil

La aplicación WheelTrust para iPhone y Android, publicada por IT EXPERT SERVICES SAS, da acceso a la misma cuenta y a los mismos historiales que el sitio web, con los mismos derechos; la presente política se aplica a ella en su totalidad. La aplicación no muestra ninguna publicidad y no incluye ninguna herramienta de terceros de medición de audiencia, publicidad o informes de fallos: solo se comunica con nuestros servidores y no le sigue de una aplicación a otra. Solo utiliza la cámara cuando fotografía un documento o hace su foto de perfil. Las fotos y archivos que adjunta son los que elige en el selector de su teléfono. No accede ni a su ubicación, ni a sus contactos, ni a su micrófono.

Para conectar la aplicación, introduce la dirección de email de su cuenta y, después, aprueba la conexión desde el email que le enviamos. Entonces abrimos una sesión para este teléfono. Incluye un nombre de dispositivo (el modelo del teléfono, al que puede cambiar el nombre) y las fechas de creación y de último uso de la sesión, sin ningún rastro de los historiales consultados. Un email le avisa de cada nuevo dispositivo conectado. En Cuenta, Seguridad, tanto en el sitio web como en la aplicación, ve sus dispositivos y puede cerrar la sesión de uno de ellos. Una sesión se borra 30 días después de su fin, y con su cuenta. Los eventos de seguridad de esta conexión se registran con la dirección IP del dispositivo, conservada 6 meses (véase 5.8).

Desde la aplicación, con los mismos derechos que en el sitio web, puede:

• crear un historial, modificar la ficha de su vehículo y moverla a la papelera;
• añadir, corregir y eliminar una intervención o una acción pendiente;
• subir un documento (factura, foto, informe de la ITV…), añadirle páginas, adjuntarlo a una intervención y eliminarlo.

Todo lo que elimina se borra definitivamente al cabo de 30 días, archivos incluidos. Lo mismo ocurre con un historial movido a la papelera, salvo si elige «Eliminar definitivamente», que lo borra de inmediato. Desde la aplicación, también puede solicitar la exportación de sus datos (el archivo se descarga en el sitio web) y eliminar su cuenta (véase la sección 12). Si es miembro de una organización, la aplicación le muestra sus historiales según su rol, exactamente igual que el sitio web (véase 5.12).

Para mostrar su garaje y sus historiales sin conexión, la aplicación guarda en su teléfono una copia de lo que ha consultado (por ejemplo la matrícula, el kilometraje, las intervenciones, los vencimientos, los daños y la dirección de email de su cuenta). También lo hace con los historiales que otras personas comparten con usted o que su organización le confía. Las páginas de los documentos que ya ha abierto se guardan en ella cifradas. Esta copia permanece en el espacio propio de la aplicación, no se incluye en ninguna copia de seguridad de iCloud o Google y no se envía a nadie. Se conserva 7 días tras su última actualización y se borra la siguiente vez que se abre la aplicación. También se borra al cerrar sesión, cuando la aplicación detecta que su sesión se ha cerrado o al desinstalarla. El número de bastidor (VIN), sus notas y el precio de compra nunca figuran en esta copia.

Lo que introduce en la aplicación (vehículos, intervenciones, acciones pendientes y archivos adjuntos, incluidas sus notas, descripciones, importes y proveedores) se guarda en su teléfono, cifrado, hasta que se envía: como borrador mientras escribe y, después, pendiente de envío si no hay conexión. Cada añadido se borra del teléfono en cuanto el servidor lo ha recibido. Un añadido que no ha podido enviarse deja de enviarse y de mostrarse 30 días después de introducirlo (para un borrador, después de su última modificación) y luego se borra. Si la aplicación se desconecta sin que usted lo haya pedido, sus añadidos no enviados permanecen cifrados en el teléfono, sin leerse: los recupera al volver a iniciar sesión con la misma cuenta y no se envía nada sin su acuerdo. Se borran si inicia sesión otra cuenta y, pasados 7 días, la siguiente vez que se abre la aplicación. Todo se borra al cerrar sesión (la aplicación le avisa si quedan añadidos sin enviar), al eliminar su cuenta desde la aplicación o al desinstalarla. Una copia de seguridad o una transferencia del teléfono puede contener una copia, ilegible en otro dispositivo porque la clave de cifrado no sale de este teléfono; en iPhone, esta clave puede quedar en el llavero tras la desinstalación y se borra la primera vez que se abre la aplicación si la vuelve a instalar. Ninguna otra cuenta puede leer estos datos.

Estos almacenamientos son necesarios para que la aplicación funcione sin conexión y no requieren su consentimiento.

Descarga y actualiza la aplicación en el App Store de Apple o en Google Play. Estas tiendas tratan por cuenta propia los datos vinculados a su cuenta de Apple o de Google, según sus propias normas de privacidad. Solo recibimos de ellas estadísticas globales (número de descargas, versiones instaladas) y, si ha aceptado compartirlos en los ajustes de su teléfono, informes de fallos que no nos permiten identificarle. No les transmitimos ningún dato de su cuenta WheelTrust.

11. Seguridad de los datos

De conformidad con el artículo 32 del RGPD, IT EXPERT SERVICES SAS aplica medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo:

• Alojamiento soberano en Francia, conforme a las recomendaciones de la CNIL.
• Cifrado en tránsito: protocolo TLS 1.3 en la totalidad del servicio.
• Cifrado en reposo: los documentos oficiales (permiso de circulación, permiso de conducir, factura de compra) están protegidos mediante un cifrado de nivel bancario a través de una bóveda de secretos autoalojada. Los códigos de recuperación de la autenticación de dos factores se cifran mediante hash con Argon2id y sal única.
• Autenticación reforzada: autenticación de dos factores (2FA) obligatoria para las cuentas de administración, y ofrecida a todos los usuarios.
• Registro de las operaciones sensibles en modo de solo adición (nivel 1: 5 años; nivel 2: 3 años).
• Control de acceso basado en roles, según el principio del menor privilegio.
• Mecanismos de prevención del fraude: cada lectura y cada modificación de kilometraje se fecha y se conserva en el historial del vehículo (registro de solo adición), visible por usted y por un futuro comprador; no acumulación de códigos promocionales si el Editor los ofrece, reglas antiabuso del programa de referidos (un único código por cuenta, una única recompensa por persona referida).
• Copias de seguridad cifradas y redundantes en Francia.
• Pruebas de seguridad periódicas y revisiones de código obligatorias.
• Gestión de incidentes: notificación a la CNIL en un plazo de 72 horas en caso de violación (art. 33) y notificación individual en caso de riesgo elevado (art. 34).

Se ha realizado una Evaluación de Impacto relativa a la Protección de Datos (EIPD) de conformidad con el artículo 35 del RGPD, que es objeto de actualizaciones periódicas.

12. Sus derechos y su ejercicio

De conformidad con los artículos 15 a 22 del RGPD y con la Ley de Informática y Libertades, dispone de los siguientes derechos:

• Derecho de acceso (art. 15): obtener la confirmación de que se tratan datos que le conciernen, así como una copia de dichos datos.
• Derecho de rectificación (art. 16): hacer corregir datos inexactos o incompletos.
• Derecho de supresión (art. 17): solicitar la supresión de sus datos, sin perjuicio de las obligaciones legales de conservación. La eliminación de su cuenta conlleva una seudonimización en un plazo máximo de 30 días.
• Derecho a la limitación (art. 18): solicitar la limitación del tratamiento en determinados casos.
• Derecho a la portabilidad (art. 20): recuperar sus datos en un formato estructurado y de lectura mecánica. Existe una exportación en formato ZIP/JSON disponible para todos los usuarios; se prevé una exportación en formato PDF presentable a partir de la versión 1.5.
• Derecho de oposición (art. 21): oponerse a un tratamiento basado en el interés legítimo, así como a cualquier prospección comercial.
• Derecho a retirar su consentimiento (art. 7.3): para los tratamientos basados en el consentimiento (documentos oficiales, marketing), en cualquier momento, sin afectar a la licitud del tratamiento anterior.
• Directrices post mortem (Ley de Informática y Libertades, art. 85): decidir el destino de sus datos tras su fallecimiento.

Si es miembro de una organización: su exportación de datos contiene sus organizaciones, sus roles, sus fechas, sus asignaciones y la lista de sus contribuciones, pero no el contenido de los historiales de la organización, que describen su actividad y no la suya (art. 15.4). Su derecho a la portabilidad (art. 20) no se extiende a estas contribuciones. Para obtener datos de la flota en sí, o solicitar su rectificación, diríjase a su organización: es ella quien decide al respecto, y nosotros la asistimos si lo solicita. Por último, si es usted el último Responsable de flota(s) activo de una organización aún abierta, la eliminación de su cuenta le pide primero que designe a otro Responsable o cierre la organización; le indicamos cuál es y la operación es inmediata.

Decisiones automatizadas (art. 22): WheelTrust no utiliza decisiones enteramente automatizadas que produzcan efectos jurídicos. Los controles antifraude automatizados son revisados sistemáticamente por una persona antes de cualquier medida restrictiva.

Para ejercer sus derechos: directamente desde su espacio personal (apartado «Mis datos») o desde la aplicación móvil WheelTrust (solicitud y seguimiento de la exportación; el archivo se descarga en el sitio web), por email a contact@wheeltrust.io, o por correo postal a IT EXPERT SERVICES SAS, 9 Allée Saint-Éloi, 77144 Chalifert. Le responderemos en el plazo de un mes, prorrogable dos meses en caso de complejidad (art. 12.3). Podrá solicitarse una verificación de identidad razonable. No se le cobrará ningún gasto, salvo en caso de solicitud manifiestamente infundada o excesiva (art. 12.5).

Eliminar su cuenta WheelTrust

Este apartado se aplica al sitio web wheeltrust.io y a la aplicación WheelTrust (iPhone y Android), publicada por IT EXPERT SERVICES SAS. Su cuenta es la misma en todas partes: eliminarla en un lugar la elimina en todas partes.

• En la aplicación: abra Cuenta y, después, «Eliminar mi cuenta». Le enviamos un código de 6 cifras por email; introdúzcalo para confirmar, junto con el código de su aplicación de autenticación si la autenticación de dos factores está activada.
• En el sitio web: inicie sesión y, después, abra wheeltrust.io/es/account/delete. Confirme con el enlace que le enviamos por email; es válido durante 24 horas.
• Si ya no tiene acceso a su cuenta: escriba a contact@wheeltrust.io desde la dirección de email de su cuenta, o por correo postal a la dirección indicada más arriba.

Lo que se borra: se cierra su sesión en todas partes, en el sitio web y en la aplicación. Su cuenta se seudonimiza en un plazo máximo de 30 días. Sus historiales, sus documentos, sus solicitudes de soporte y sus sesiones de dispositivo se borran.

Lo que se conserva, y durante cuánto tiempo:

• las facturas y los justificantes contables, en su caso: 10 años;
• los registros técnicos: 3 años;
• el registro de auditoría: 5 años, sin su dirección en claro;
• el historial de kilometraje de sus vehículos, en una forma que ya no permite identificarle (sección 7);
• en los historiales de una organización, el registro de sus anotaciones, en la misma forma (5.12).

Si es usted el último Responsable de flota(s) activo de una organización, designe primero a otro Responsable o cierre la organización (5.12).

Para borrar determinados datos sin eliminar su cuenta, elimine el elemento correspondiente: se borra al cabo de 30 días. Para un historial entero, utilice «Eliminar definitivamente».

13. Datos de menores

WheelTrust no está destinado a menores de 16 años. De conformidad con el artículo 8 del RGPD y el artículo 45 de la Ley de Informática y Libertades, fijamos la edad mínima de registro en 16 años.

Todo registro está condicionado a una declaración de edad. Si descubrimos que una cuenta pertenece a un menor de 16 años, procedemos a su eliminación previa notificación al titular y, en su caso, a su representante legal.

14. Modificaciones de la presente política

La presente política puede evolucionar. Toda modificación sustancial le será notificada:

• por email a la dirección asociada a su cuenta, al menos 30 días antes de su entrada en vigor;
• mediante una notificación en el servicio;
• mediante la publicación de una versión actualizada en esta página, con su fecha.

Si una modificación reduce sus derechos o aumenta significativamente nuestras facultades, se le solicitará su consentimiento explícito.

15. Reclamación ante la CNIL

Si considera, tras habernos contactado, que no se respetan sus derechos, puede presentar una reclamación ante la autoridad de control francesa:

• Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)
• Dirección: 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• Teléfono: 01 53 73 22 22
• Sitio web: www.cnil.fr

Si reside en otro Estado de la Unión Europea, también puede recurrir a la autoridad de control de su Estado de residencia (RGPD, art. 77).

Véase también: Aviso legal · Términos de Uso · Condiciones de Venta.