Politique de confidentialité

1. Préambule et engagement

WheelTrust est un service de carnet d'entretien numérique de véhicules (automobiles et motocycles), proposé par IT EXPERT SERVICES SAS. La protection de vos données personnelles est au cœur de notre conception du service, selon le principe de protection des données dès la conception (RGPD, art. 25).

La présente politique a pour objet de vous informer, de manière claire et accessible, des traitements de données personnelles que nous mettons en œuvre lorsque vous utilisez WheelTrust (site web wheeltrust.io et ses sous-domaines), conformément aux articles 12 à 14 du RGPD.

Vos données sont hébergées en France, conformément à notre principe directeur de souveraineté européenne des données.

2. Responsable du traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

• IT EXPERT SERVICES SAS
• Siège social : 9 Allée Saint-Éloi, 77144 Chalifert, France
• SIREN : 908 633 100
• Représentante légale : Patricia Pereira
• E-mail : contact@wheeltrust.io

3. Délégué à la protection des données

IT EXPERT SERVICES SAS n'a pas désigné de délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD. Cette désignation n'est pas obligatoire pour WheelTrust : nos traitements ne relèvent ni du suivi régulier et systématique à grande échelle, ni du traitement à grande échelle de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD.

Le responsable du traitement, IT EXPERT SERVICES SAS représenté par sa présidente Patricia Pereira, assure directement le rôle de point de contact pour toute question relative à vos données personnelles, à l'adresse contact@wheeltrust.io.

Aucune déclaration de délégué à la protection des données n'est faite auprès de la CNIL (art. 37.7 du RGPD), cette obligation étant attachée à une désignation. Cette position sera réévaluée si WheelTrust franchit des seuils impliquant un suivi à grande échelle ou des traitements de données sensibles à grande échelle.

4. Définitions

Au sens de la présente politique :

• Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (RGPD, art. 4.1).
• Traitement : toute opération effectuée sur des données personnelles (collecte, enregistrement, consultation, utilisation, conservation, effacement, etc. ; RGPD, art. 4.2).
• Responsable du traitement: IT EXPERT SERVICES SAS, qui détermine les finalités et les moyens des traitements (RGPD, art. 4.7) ; pour les données de flotte d'une organisation cliente, cette qualité appartient à l'organisation, et nous agissons pour son compte (voir 5.12).
• Sous-traitant : toute personne physique ou morale qui traite des données pour le compte du responsable du traitement (RGPD, art. 4.8).
• Utilisateur: toute personne physique disposant d'un compte WheelTrust, en formule Gratuit, Premium ou Entreprise.
• Organisation: la structure (entreprise, association, administration) titulaire d'une formule Entreprise, propriétaire des carnets de son parc.
• Membre : la personne physique rattachée à une organisation.
• Rôle: le titre d'un membre dans son organisation, qui détermine ce qu'il voit et ce qu'il peut faire : Responsable de flotte(s), Gestionnaire de flotte(s) ou Conducteur.

5. Données collectées et finalités

Nous collectons et traitons les catégories de données suivantes, en fonction de la finalité poursuivie.

5.1 Création et gestion de votre compte

• Données: nom, prénom, adresse e-mail, date de création du compte, langue préférée, fuseau horaire. La connexion s'effectue par lien sécurisé envoyé par e-mail : aucun mot de passe n'est collecté ni stocké.
• Finalité : création, authentification et gestion de votre compte.
• Base légale : exécution du contrat (RGPD, art. 6.1.b).

5.2 Gestion de l'abonnement et de la facturation

• Données: formule souscrite, historique d'abonnement, dates de renouvellement, montant payé, mode de paiement utilisé (sans stockage du numéro de carte par WheelTrust, voir section 8), historique de factures.
• Finalité : exécution du contrat, facturation, gestion de la relation commerciale, prévention de la fraude.
• Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) ; obligations légales comptables (art. 6.1.c ; Code de commerce, art. L123-22) ; intérêt légitime de prévention de la fraude (art. 6.1.f).

5.3 Fiches véhicules et historique d'entretien

• Données: marque, modèle, année, kilométrage, plaque d'immatriculation (optionnelle), numéro de série (optionnel), photos du véhicule, historique d'entretien (date, opération, kilométrage, coût, atelier), photos de factures, notes libres, actions à prévoir (ce que vous notez devoir faire sur le véhicule : libellé libre, date prévue, kilométrage objectif et coût estimé, tous facultatifs sauf le libellé), et les pièces que vous joignez à ces actions à prévoir (jusqu'à cinq photos ou fichiers par action : le devis d'un garage, la photo d'une pièce usée).
• Ces pièces ne sont jamais lues automatiquement : nous n'envoyons pas les pièces jointes à vos actions à prévoir à un service de lecture de documents, ni au nôtre ni à celui d'un sous-traitant. Elles sont stockées chiffrées et ne sont servies qu'à vous — et, si vous créez un lien de partage de rapport, aux personnes à qui vous transmettez ce lien.
• Ce qu'un lien de partage montre : le rapport partagé annexe les pièces des actions à prévoir qu'il affiche déjà, comme il annexe déjà vos justificatifs d'intervention. L'accès à ces pièces passe exclusivement par l'adresse de ce lien : le révoquer ferme les pièces au même instant, et aucune autre adresse ne permet de les atteindre.
• Finalité: fourniture du service principal de carnet d'entretien.
• Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b).

5.4 Documents officiels (catégorie sensible)

• Données, sur votre seule initiative: photo ou numérisation de la carte grise, du permis de conduire, du certificat de contrôle technique, du certificat d'assurance, de la facture d'achat du véhicule.
• Finalité : centralisation des documents officiels de vos véhicules.
• Base légale : consentement explicite (art. 6.1.a et 9.2.a). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, ce qui entraîne la suppression définitive de ces documents.
• Sécurité: ces documents sont protégés par un chiffrement de niveau bancaire via un coffre-fort de secrets auto-hébergé sur notre infrastructure en France, conformément à notre Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD).

5.5 Transferts de fiche véhicule entre utilisateurs

• Données : adresses e-mail du cédant et du receveur, date du transfert, confirmation du consentement des deux parties.
• Finalité: transmettre un historique de véhicule lors d'une vente ou d'un changement de propriétaire.
• Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) avec consentement explicite des deux parties.
• Particularité: les documents d'identification du cédant (carte grise, permis, facture d'achat) ne sont pas transférés au receveur ; ils sont supprimés de la fiche transférée.
• Ce qui suit le véhicule : le carnet transmis comprend vos actions à prévoir et les pièces qui y sont jointes, parce qu'elles décrivent l'entretien à venir du véhicule et non votre personne — exactement comme vos factures. L'écran de transfert vous le rappelle avant l'envoi : vous pouvez supprimer celles que vous ne souhaitez pas transmettre. Le rattachement disparaît alors avec l'action ; le fichier, lui, reste dans les documents du véhicule, où vous pouvez le supprimer avant le transfert comme n'importe quelle autre pièce.
• Les partages en cours prennent fin: si vous aviez ouvert votre carnet à d'autres personnes, tous ces accès sont retirés au moment du transfert. L'acheteur reçoit le carnet, pas les personnes à qui vous l'aviez confié.
• Durée de conservation de l'adresse du receveur : la durée du transfert. Elle est effacée immédiatement dès que le transfert prend fin, qu'il soit accepté, refusé, annulé par vous, ou que le lien expire sans réponse. Le motif que vous avez éventuellement indiqué est effacé en même temps. Ce qui subsiste est la trace de l'opération dans notre journal, sans l'adresse en clair.

5.5 bis Partage de carnet avec une autre personne

• Données: adresse e-mail de la personne que vous invitez, niveau de droits que vous lui accordez, dates d'invitation, d'acceptation et de retrait, et — pour chaque intervention ajoutée par cette personne — la trace qu'elle en est l'auteur.
• Finalité: vous permettre d'ouvrir durablement votre carnet à quelqu'un en qui vous avez confiance (votre garagiste, votre conjoint, votre enfant), pour qu'il le consulte et y consigne ce qu'il a fait.
• Base légale: exécution du contrat (art. 6.1.b) pour vous comme pour la personne qui accepte ; intérêt légitime (art. 6.1.f) pour l'envoi de l'invitation à une personne qui n'a pas encore de compte, dont l'adresse ne sert qu'à cela et n'est jamais réutilisée.
• Ce que la personne invitée ne peut jamais faire : supprimer une intervention, une photo ou un document de votre carnet, transférer votre véhicule, partager votre carnet à son tour, créer un lien public de rapport, ni voir vos notes personnelles ou les documents de votre compte.
• La seule chose qu'elle peut retirer: un justificatif qu'elle vient elle-même de déposer et qu'elle n'a pas encore rattaché à une intervention. Dès qu'un document rejoint votre carnet, il y reste — elle ne peut plus l'en retirer, même si elle l'avait déposé.
• Durée de conservation de l'adresse: la durée du partage. Elle est effacée immédiatement dès que le partage prend fin — que vous le retiriez, que la personne le refuse ou le quitte, que l'invitation expire, que le véhicule soit transféré ou supprimé, ou que l'un de vos deux comptes soit supprimé.
• Ce qui reste après le retrait: les interventions que cette personne a ajoutées restent dans votre carnet, parce qu'elles appartiennent au véhicule. Le retrait de l'accès, lui, est immédiat.

5.6 Programme de parrainage et programme partenaire (affiliation)

• Données (parrainage) : code de parrainage, lien entre le compte du parrain et celui de la personne parrainée, date de rattachement, statut de conversion, mois offerts accordés.
• Données (programme partenaire): pour les partenaires enregistrés : identité légale ou commerciale (forme juridique, raison sociale, numéro SIRET ou identifiant équivalent, numéro de TVA intracommunautaire ou mention d'exonération), adresse et adresse e-mail de facturation, coordonnées bancaires (IBAN), code partenaire, inscriptions et souscriptions rattachées à ce code, commissions calculées et réglées.
• Finalité : exécution du programme de parrainage et du contrat partenaire, versement des commissions et établissement des pièces comptables correspondantes, prévention de la fraude (un seul code par compte, une seule récompense par personne parrainée).
• Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b), y compris du contrat partenaire pour les données de facturation et de versement ; obligation légale (art. 6.1.c) pour la conservation des pièces comptables ; intérêt légitime de prévention de la fraude (art. 6.1.f).
• Sécurité : les coordonnées bancaires des partenaires sont stockées chiffrées par WheelTrust et ne sont jamais réaffichées en clair.
• Conservation : les pièces comptables liées aux commissions sont conservées 10 ans au titre de nos obligations comptables et fiscales ; les coordonnées bancaires sont supprimées à la fin du partenariat.

5.7 Mesure d'audience et amélioration du service

• Données: pages visitées, durée de visite, type d'appareil, navigateur, langue, adresse IP anonymisée (deux derniers octets supprimés), date et heure.
• Finalité: mesure d'audience anonymisée, amélioration de l'ergonomie et des performances.
• Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f), traitement exempté de consentement conformément à la délibération de la CNIL du 17 mars 2022 (Matomo configuré sans cookies, sans rapprochement, IP anonymisée).

5.8 Sécurité et lutte contre la fraude

• Données : historique de connexions, adresses IP (par bloc /24 pour la détection de comptes multiples), comportements suspects, historique horodaté des relevés et modifications de kilométrage.
• Finalité : sécurité du service, prévention de la fraude (comptes multiples, falsification de kilométrage, abus du parrainage).
• Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f) ; obligations de sécurité du responsable du traitement (art. 32).

5.9 Support et communication

• Données : contenu de vos messages au support, adresse e-mail, identifiant du ticket, historique des échanges.
• Finalité: traitement de vos demandes d'assistance.
• Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b).

5.10 Notifications et e-mails transactionnels

• Données : adresse e-mail, préférences de notification.
• Finalité: alertes d'échéances (contrôle technique, assurance, etc.), notifications de service (factures, modifications de l'abonnement), communications de sécurité (liens de connexion sécurisés, alertes en cas de connexion inhabituelle).
• Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b).

5.11 Communication marketing (optionnelle)

• Données : adresse e-mail, préférences de communication.
• Finalité: informations sur les nouveautés du service, conseils d'entretien, offres ponctuelles.
• Base légale : consentement explicite (art. 6.1.a). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque message ou via les paramètres de votre compte.

5.12 Comptes d'organisation (formule Entreprise)

Certains carnets d'entretien n'appartiennent pas à une personne mais à une entreprise, une association ou une administration qui a souscrit la formule Entreprise. Nous appelons cette structure votre organisation. Si vous avez été invité à rejoindre une organisation, la présente sous-section décrit ce que nous traitons vous concernant à ce titre, ce que votre organisation voit de votre activité, et ce qu'il advient de ces informations lorsque vous la quittez.

• Qui répond de quoi: votre organisation décide de ce qu'elle met dans ses carnets, de qui y accède et de ce qu'elle en fait. Pour ces données de flotte, c'est ellequi est responsable du traitement, et nous agissons pour son compte, sur ses instructions (RGPD, art. 28). Nous restons responsables du traitement pour ce que nous maîtrisons en propre : votre compte, votre authentification, la sécurité du service, la facturation de l'organisation, et la trace technique de qui a écrit quoi. En pratique : une question sur le contenu du parc de votre employeur se pose à votre employeur ; une question sur votre compte ou sur votre trace d'activité se pose à nous. Les engagements que nous prenons envers votre organisation à ce titre sont décrits dans l'annexe de traitement des données (wheeltrust.io/dpa-entreprise).
• Données : votre appartenance à l'organisation: le lien entre votre compte et l'organisation, votre rôle(Responsable de flotte(s), Gestionnaire de flotte(s) ou Conducteur), l'état de ce lien (invitation en attente, actif, retiré, quitté, expiré), les dates d'invitation, d'acceptation et de retrait, et l'identité de la personne de l'organisation qui vous a invité.
• Données : vos affectations: les carnets qui vous sont confiés, les flottes que vous gérez le cas échéant, la date de chaque affectation et de chaque retrait, et la personne de l'organisation qui les a décidés.
• Données : la trace de ce que vous écrivez: chaque intervention, chaque document et chaque action à prévoir que vous ajoutez sur un carnet de l'organisation porte la marque que vous en êtes l'auteur, avec sa date. Cette marque est un identifiant technique interne, jamais votre nom ni votre adresse recopiés dans le carnet.
• Finalité: permettre à une organisation de confier ses carnets d'entretien aux personnes qui s'en occupent et de leur retirer cet accès ; savoir qui a écrit quoisur un bien de l'organisation, parce qu'un carnet tenu à plusieurs mains ne vaut comme preuve d'entretien que si l'auteur de chaque ligne est connu ; et vous permettre d'obtenir la trace de votre propre activité si vous nous la demandez.
• Base légale: pour l'envoi de l'invitation à une personne qui n'a pas encore de compte, notre intérêt légitime(art. 6.1.f) à permettre à un client d'ouvrir son parc à ses collaborateurs, l'adresse ne servant qu'à cela et n'étant jamais réutilisée ni cédée. Pour votre appartenance, votre rôle et vos affectations une fois votre compte créé, l'exécution du contratque vous avez conclu avec nous en acceptant nos conditions d'utilisation (art. 6.1.b), complétée par l'intérêt légitimede l'organisation à administrer ses propres accès. Pour la conservation de la trace de vos écritures au-delà de votre départ, notre intérêt légitime(art. 6.1.f) à l'intégrité du carnet, qui est la valeur même du service.
• Comment vous êtes invité, et ce que devient votre adresse: un Responsable ou un Gestionnaire de flotte(s) de l'organisation saisit votre adresse e-mail pour vous inviter. Nous vous envoyons un message unique, qui vous dit qui vous invite, pourquoi, combien de temps nous gardons votre adresse et où lire la présente politique. Le lien d'invitation est valable 7 jourset ne sert qu'une fois. Votre adresse est effacée dans le même mouvementque la fin de l'invitation, dans les trois cas possibles : vous acceptez, l'organisation révoque l'invitation, ou le délai expire sans réponse. Ne subsiste alors qu'une empreinte tronquée, qui permet de rapprocher deux lignes de notre journal sans reconstituer votre adresse.
• Ce que votre organisation voit: cela dépend du rôle de la personne, et de rien d'autre. Un Responsable de flotte(s)voit tous les carnets de l'organisation et l'annuaire de ses membres. Un Gestionnaire de flotte(s)voit les carnets des flottes qu'il gère et l'annuaire des membres. Un Conducteurne voit que les carnets qui lui sont confiés, et ne voit pas l'annuaire. Sur un carnet de l'organisation, les personnes qui y ont accès voient aussi qui a saisi chaque ligne, et quand.
• Qui peut écrire sur un carnet de l'organisation : les trois rôles, chacun dans son périmètre de visibilité. Un Responsable de flotte(s) peut consigner une intervention sur n'importe quel carnet de l'organisation ; un Gestionnaire de flotte(s), sur les carnets des flottes qu'il gère ; un Conducteur, sur les carnets qui lui sont confiés. Chaque ligne porte le nom de son auteur, quel que soit son rôle : une intervention saisie par un responsable est identifiée comme telle, exactement comme celle d'un conducteur.
• Ce que votre organisation ne voit pas: vos carnets personnels. Un carnet créé sur un compte personnel ne devient jamais visible d'une organisation, et les carnets que vous possédiez avant de rejoindre une organisation restent les vôtres. En revanche, tout carnet que vous créez depuis votre compte pendant que vous êtes membre d'une organisation appartient à cette organisation, jamais à vous : si vous voulez suivre votre véhicule personnel, utilisez un compte séparé, avec votre adresse personnelle. Nous ne transmettons à votre organisation ni vos données de connexion, ni votre historique de navigation, ni aucune information sur votre usage du service en dehors de ses propres carnets.
• Faire passer un carnet personnel à l'organisation: c'est un geste explicite, que vous seul pouvez faire sur un carnet qui vous appartient. Il est définitif: le carnet, son historique et ses documents deviennent ceux de l'organisation, y compris ce que vous y aviez saisi avant. Les partages que vous aviez consentis sur ce carnet sont fermés au même instant, et les demandes de transfert en cours sont annulées.
• Quand vous quittez l'organisation: votre accès s'arrête immédiatement. Les carnets qui vous étaient confiés vous sont retirés, ainsi que les flottes que vous gériez. Ce que vous avez écrit restedans les carnets, parce que ces carnets appartiennent à l'organisation : c'est la même règle que pour un carnet personnel ouvert à un tiers. La trace que vous en êtes l'auteur reste attachée à ces lignes.
• Quand vous supprimez votre compte : vous sortez automatiquement de toutes vos organisations, vos affectations et vos gestions de flottes tombent, et votre compte est pseudonymisé sous 30 jours au maximum. La trace de vos écritures subsiste alors sous une forme qui ne permet plus de vous identifier. Une seule situation retarde la suppression : si vous êtes le dernier Responsable de flotte(s) actif d'une organisation encore ouverte, nous vous demandons de désigner d'abord un autre Responsable ou de fermer l'organisation, faute de quoi ses carnets resteraient sans personne pour les administrer. Le message vous dit laquelle, et l'opération vous prend une minute.
• Vos droits dans ce contexte: vos droits des articles 15 à 22 du RGPD s'exercent comme décrit à la section 12. Deux précisions propres aux organisations. Votre export de données contient vos organisations, vos rôles, vos dates, vos affectations et la liste de vos contributions (quoi, quand, sur quel véhicule) ; il ne contient pasle contenu des carnets de l'organisation, même pour les véhicules qui vous sont confiés, parce que ces informations décrivent l'activité de l'organisation et non la vôtre, et que le droit d'accès ne doit pas porter atteinte aux droits d'autrui (art. 15.4). Pour obtenir le contenu du parc lui-même, adressez-vous à votre organisation. Le droit à la portabilité (art. 20) ne couvre pas ces contributions : vous les avez fournies dans le cadre du contrat de votre organisation, pas du vôtre.
• Aucune notation, aucun classement: nous ne comptons pas, ne notons pas, ne classons pas et ne comparons pas les membres d'une organisation. Nous ne produisons aucun score, aucun palmarès et aucune alerte d'inactivité. Aucune décision vous concernant n'est prise de façon automatisée à partir de votre activité dans une organisation (art. 22).
• Facturation de l'organisation: lorsqu'un Responsable de flotte(s) souscrit la formule Entreprise, nous collectons la raison sociale, la forme juridique, le numéro SIRET et, le cas échéant, le numéro de TVA intracommunautaire de l'organisation, ainsi qu'une adresse e-mail de facturation. L'adresse postale de facturation et le moyen de paiement sont saisis directement chez notre prestataire de paiement Stripe (section 8), qui émet les factures et les adresse à l'e-mail de facturation ; WheelTrust ne conserve jamais de numéro de carte. La souscription en ligne est réservée aux organisations établies en France. Le numéro de TVA et le SIRET sont reportés tels que déclarés : nous ne les vérifions pas auprès d'un tiers et n'en tirons aucune décision automatique ; un retard de paiement ne ferme pas l'accès au parc. Nous conservons la trace de la personne qui a engagé l'organisation. Ces informations décrivent l'organisation, pas ses membres : elles ne sont visibles que de ses Responsables de flotte(s) et de notre personnel habilité. L'abonnement de l'organisation est distinct de tout abonnement personnel que vous détiendriez par ailleurs : deux contrats, deux factures, jamais additionnés. Si l'organisation est une entreprise individuelle, ces informations vous concernent directement et vous pouvez les obtenir, les faire rectifier et exercer vos droits comme décrit à la section 12 ; l'adresse e-mail de facturation peut à tout moment être remplacée par une adresse générique. Base légale : pour l'entrepreneur individuel, l'exécution du contrat conclu avec vous (art. 6.1.b) ; pour l'établissement et la conservation des factures, nos obligations comptables et fiscales (art. 6.1.c) ; pour l'adresse e-mail de facturation nominative et la trace de la personne qui a engagé l'organisation, notre intérêt légitime (art. 6.1.f) à exécuter et facturer le contrat de l'organisation. Conservation : la durée du contrat, puis dix ans au titre de nos obligations comptables (Code de commerce, art. L123-22) ; les factures émises par Stripe suivent la même durée.
• Durées de conservation : votre adresse e-mail d'invitation, la durée de l'invitation et pas une heure de plus (7 jours au maximum, effacée à l'acceptation, à la révocation ou à l'expiration). Votre appartenance et vos rôles, la durée du contrat de l'organisation : un retrait ne supprime pas la ligne, il la marque comme terminée, et c'est ce qui permet à la trace de vos écritures de rester lisible. Vos affectations, jusqu'à leur retrait. La trace de vos écritures, la durée de vie du carnet, donc de l'organisation.

6. Bases légales des traitements

Conformément à l'article 6 du RGPD, nous traitons vos données sur les bases suivantes :

Aucun traitement n'est mis en œuvre sur une autre base que celles listées ci-dessus.

7. Durées de conservation

Conformément au principe de limitation de la conservation (RGPD, art. 5.1.e), nous conservons vos données pour la durée strictement nécessaire à la finalité poursuivie :

À l'issue de ces durées, les données sont soit définitivement supprimées, soit pseudonymisées. À votre demande, votre compte est pseudonymisé sous 30 jours maximum ; les obligations légales de conservation (notamment comptables) sont conservées séparément et de façon sécurisée.

En cas de suppression de votre compte, l'historique kilométrique de vos véhicules (date, kilométrage, origine du relevé) reste attaché au véhicule sous une forme qui ne permet plus de vous identifier, au titre de notre intérêt légitime de prévention de la fraude au compteur. Les commentaires libres que vous avez saisis sont effacés.

8. Destinataires et sous-traitants

Vos données ne sont jamais cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles ne sont transmises, dans la stricte mesure nécessaire, qu'aux destinataires suivants.

Vous pouvez également décider d'ouvrir le carnet d'un de vos véhicules à une personne que vous désignez par son adresse e-mail (voir 5.5 bis). Cette personne devient alors destinataire des données de ce carnet, dans les limites que vous avez choisies, et jusqu'à ce que vous retiriez l'accès.

Si vous êtes membre d'une organisation, les personnes de cette organisation qui en ont le rôle sont destinataires des données de ses carnets, y compris de la trace de ce que vous y avez écrit : un Responsable de flotte(s) pour tout le parc, un Gestionnaire de flotte(s) pour les flottes qu'il gère (voir 5.12). C'est l'organisation qui décide de ces rôles, pas nous.

8.1 Personnel habilité d'IT EXPERT SERVICES SAS

Seules les personnes habilitées (équipe technique, support, finance), tenues à la confidentialité et formées à la protection des données, accèdent aux données nécessaires à leurs missions, dans le cadre d'une politique de droits d'accès auditée.

8.2 Sous-traitants (RGPD, art. 28)

Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, chacun lié à WheelTrust par un accord de traitement de données conforme à l'article 28 du RGPD :

Lecture automatique de documents : lorsque vous utilisez l'ajout d'intervention par scan de facture, le document que vous soumettez est transmis à notre prestataire Mistral AI (société française, hébergement en Union européenne) le temps d'en extraire le contenu. Vos documents ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles et ne servent à aucune autre finalité.

La mesure d'audience repose sur le logiciel Matomo, auto-hébergé sur notre propre infrastructure en France : aucune donnée n'est transmise à l'éditeur de ce logiciel.

Chaque sous-traitant est tenu contractuellement de respecter le RGPD et de présenter des garanties suffisantes (art. 28.1 RGPD).

9. Transferts hors Union européenne

Conformément à notre principe de souveraineté européenne, l'hébergement et la majorité des traitements sont réalisés dans l'Union européenne, principalement en France.

Certains traitements limités impliquent toutefois un transfert hors UE :

• Cloudflare (États-Unis) : services DNS, CDN et pare-feu applicatif.
• Google (États-Unis): connexion via Google, lorsque vous l'activez.

Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914 du 4 juin 2021), conformément à l'article 46.2.c du RGPD, complétées par des mesures supplémentaires (chiffrement, cloisonnement) conformes aux recommandations 01/2020 du CEPD.

Aucune donnée n'est transférée vers un pays ne disposant ni d'une décision d'adéquation ni de garanties appropriées.

10. Cookies et traceurs

WheelTrust est conçu pour respecter votre vie privée par défaut.

10.1 Cookies strictement nécessaires (sans consentement)

Conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés et aux lignes directrices de la CNIL, nous déposons sans consentement préalable :

• un cookie de sécurité (__Host-authjs.csrf-token), qui protège les formulaires du site contre les envois falsifiés depuis un autre site (protection dite anti-CSRF) ; déposé par WheelTrust (Auth.js), inaccessible aux scripts de la page, conservé le temps de votre session de navigation et effacé à la fermeture de votre navigateur ;
• un cookie de retour de connexion (__Secure-authjs.callback-url), qui mémorise l'adresse de la page vers laquelle vous ramener après une connexion ; il ne contient que l'adresse du site, aucune donnée vous concernant ; déposé par WheelTrust (Auth.js), inaccessible aux scripts de la page, conservé le temps de votre session de navigation et effacé à la fermeture de votre navigateur ;
• un cookie de session (authentification), déposé une fois que vous êtes connecté à votre compte ;
• un cookie de préférence de langue ;
• un cookie mémorisant l'acceptation des conditions d'utilisation ;
• un cookie de parrainage (wt_ref), déposé uniquement lorsque vous suivez un lien de parrainage, conservé 30 jours au maximum, inaccessible aux scripts de la page et supprimé dès la création de votre compte ;
• un cookie d'invitation (wt_invite), déposé uniquement lorsque vous suivez un lien d'invitation, selon les mêmes modalités ;
• un cookie de prénom (wt_prenom), déposé uniquement lorsque vous saisissez votre prénom dans le formulaire de création de compte, afin de le mémoriser entre ce formulaire et la création de votre compte via le lien magique ; conservé 30 jours au maximum, inaccessible aux scripts de la page et supprimé dès la création de votre compte — strictement nécessaire au service que vous demandez, il est exempté de consentement ;
• le cas échéant, un cookie mémorisant votre opposition à la mesure d'audience (voir section 10.2) — il ne contient aucune donnée d'identification.

Les deux premiers cookies de cette liste, sécurité et retour de connexion, sont déposés dès la première page que vous consultez, y compris si vous n'avez pas de compte et si vous ne vous connectez jamais. Ils sont strictement nécessaires au fonctionnement sécurisé du site : votre consentement n'est pas requis.

10.2 Mesure d'audience exemptée (sans consentement)

Notre solution Matomo est configurée pour être exemptée de consentement, conformément à la délibération de la CNIL du 17 mars 2022 : configuration sans cookies, adresse IP anonymisée, absence de rapprochement avec d'autres traitements, absence de transmission à des tiers, auto-hébergement en France. Les données de visite sont supprimées après 13 mois ; seules des statistiques agrégées et anonymes, qui ne permettent d'identifier personne, sont conservées au-delà.

La mesure d'audience n'est active que sur nos pages publiques ; elle ne l'est jamais dans votre espace personnel ni sur les pages de partage de carnet.

Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans justification, directement depuis cette page : votre choix est enregistré dans votre navigateur (voir section 10.1) et pris en compte immédiatement.

Nous respectons par ailleurs le signal « Do Not Track » : si votre navigateur l'envoie, aucune donnée de visite n'est collectée, sans aucune action de votre part.

10.3 Absence de cookies publicitaires

WheelTrust n'utilise aucun cookie publicitaire, aucun traceur comportemental, aucun pixel de réseau social ni aucun outil de marketing tiers. Aucune bannière de consentement n'est donc nécessaire.

11. Sécurité des données

Conformément à l'article 32 du RGPD, IT EXPERT SERVICES SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque :

• Hébergement souverain en France, conforme aux recommandations de la CNIL.
• Chiffrement en transit: protocole TLS 1.3 sur l'intégralité du service.
• Chiffrement au repos: les documents officiels (carte grise, permis, facture d'achat) sont protégés par un chiffrement de niveau bancaire via un coffre-fort de secrets auto-hébergé. Les codes de récupération de la double authentification sont hachés via Argon2id avec sel unique.
• Authentification renforcée: double authentification (2FA) obligatoire pour les comptes d'administration, et proposée à tous les utilisateurs.
• Journalisation des opérations sensibles en mode ajout seul (niveau 1 : 5 ans ; niveau 2 : 3 ans).
• Contrôle d'accès basé sur les rôles, selon le principe du moindre privilège.
• Mécanismes de prévention de la fraude: chaque relevé et chaque modification de kilométrage est daté et conservé dans l'historique du véhicule (registre en ajout seul), visible par vous et par un futur acheteur ; anti-cumul des codes promotionnels si l'Éditeur en propose, règles anti-abus du parrainage (un seul code par compte, une seule récompense par personne parrainée).
• Sauvegardes chiffrées et redondées en France.
• Tests de sécurité réguliers et revues de code obligatoires.
• Gestion des incidents : notification à la CNIL sous 72 heures en cas de violation (art. 33) et notification individuelle en cas de risque élevé (art. 34).

Une Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD) a été réalisée conformément à l'article 35 du RGPD et fait l'objet de mises à jour.

12. Vos droits et leur exercice

Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès(art. 15) : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées, ainsi qu'une copie de ces données.
• Droit de rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
• Droit à l'effacement(art. 17) : demander l'effacement de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation. La suppression de votre compte entraîne une pseudonymisation sous 30 jours maximum.
• Droit à la limitation (art. 18) : demander la limitation du traitement dans certains cas.
• Droit à la portabilité (art. 20) : récupérer vos données dans un format structuré et lisible par machine. Un export au format ZIP / JSON est disponible pour tous les utilisateurs ; un export au format PDF présentable est prévu à partir de la version 1.5.
• Droit d'opposition(art. 21) : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, ainsi qu'à toute prospection commerciale.
• Droit de retirer votre consentement (art. 7.3) : pour les traitements fondés sur le consentement (documents officiels, marketing), à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur.
• Directives post-mortem (loi Informatique et Libertés, art. 85) : définir le sort de vos données après votre décès.

Si vous êtes membre d'une organisation: votre export de données contient vos organisations, vos rôles, vos dates, vos affectations et la liste de vos contributions, mais pas le contenu des carnets de l'organisation, qui décrivent son activité et non la vôtre (art. 15.4). Votre droit à la portabilité (art. 20) ne s'étend pas à ces contributions. Pour obtenir des données du parc lui-même, ou en demander la rectification, adressez-vous à votre organisation : c'est elle qui en décide, et nous l'assistons à sa demande. Enfin, si vous êtes le dernier Responsable de flotte(s) actif d'une organisation encore ouverte, la suppression de votre compte vous demande d'abord de désigner un autre Responsable ou de fermer l'organisation ; nous vous indiquons laquelle et l'opération est immédiate.

Décisions automatisées (art. 22): WheelTrust n'utilise pas de décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques. Les contrôles anti-fraude automatisés sont systématiquement revus par une personne avant toute mesure restrictive.

Pour exercer vos droits : directement depuis votre espace personnel (rubrique « Mes données »), par e-mail à contact@wheeltrust.io, ou par courrier à IT EXPERT SERVICES SAS, 9 Allée Saint-Éloi, 77144 Chalifert. Nous vous répondons sous un mois, prolongeable de deux mois en cas de complexité (art. 12.3). Une vérification d'identité raisonnable pourra être demandée. Aucun frais ne vous est facturé, sauf demande manifestement infondée ou excessive (art. 12.5).

13. Données des mineurs

WheelTrust n'est pas destiné aux mineurs de moins de 16 ans. Conformément à l'article 8 du RGPD et à l'article 45 de la loi Informatique et Libertés, nous fixons l'âge minimum d'inscription à 16 ans.

Toute inscription est conditionnée à une déclaration d'âge. Si nous découvrons qu'un compte appartient à un mineur de moins de 16 ans, nous procédons à sa suppression après notification du titulaire et, le cas échéant, de son représentant légal.

14. Modifications de la présente politique

La présente politique peut évoluer. Toute modification substantielle vous sera notifiée :

• par e-mail à l'adresse associée à votre compte, au moins 30 jours avant la prise d'effet ;
• via une notification dans le service ;
• par la publication d'une version mise à jour sur cette page, avec sa date.

Si une modification réduit vos droits ou augmente significativement nos prérogatives, votre consentement explicite vous sera demandé.

15. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l'autorité de contrôle française :

• Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)
• Adresse : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
• Téléphone : 01 53 73 22 22
• Site web : www.cnil.fr

Si vous résidez dans un autre État de l'Union européenne, vous pouvez également saisir l'autorité de contrôle de votre État de résidence (RGPD, art. 77).

Voir aussi : Mentions légales · CGU · CGV.