Protection des données
Politique de confidentialité
Dernière mise à jour :
Document établi conformément au Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée (loi Informatique et Libertés) et aux lignes directrices du Comité européen de la protection des données (CEPD).
1. Préambule et engagement
WheelTrust est un service de carnet d'entretien numérique de véhicules (automobiles et motocycles), proposé par IT EXPERT SERVICES SAS. La protection de vos données personnelles est au cœur de notre conception du service, selon le principe de protection des données dès la conception (RGPD, art. 25).
La présente politique a pour objet de vous informer, de manière claire et accessible, des traitements de données personnelles que nous mettons en œuvre lorsque vous utilisez WheelTrust (site web wheeltrust.io et ses sous-domaines, et application mobile WheelTrust pour iPhone et Android, voir 10.4), conformément aux articles 12 à 14 du RGPD.
Vos données sont hébergées en France, conformément à notre principe directeur de souveraineté européenne des données.
2. Responsable du traitement
Le responsable du traitement de vos données personnelles est :
- IT EXPERT SERVICES SAS
- Siège social : 9 Allée Saint-Éloi, 77144 Chalifert, France
- SIREN : 908 633 100
- Représentante légale : Patricia Pereira
- E-mail : contact@wheeltrust.io
3. Délégué à la protection des données
IT EXPERT SERVICES SAS n'a pas désigné de délégué à la protection des données au sens de l'article 37 du RGPD. Cette désignation n'est pas obligatoire pour WheelTrust : nos traitements ne relèvent ni du suivi régulier et systématique à grande échelle, ni du traitement à grande échelle de données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD.
Le responsable du traitement, IT EXPERT SERVICES SAS représenté par sa présidente Patricia Pereira, assure directement le rôle de point de contact pour toute question relative à vos données personnelles, à l'adresse contact@wheeltrust.io.
Aucune déclaration de délégué à la protection des données n'est faite auprès de la CNIL (art. 37.7 du RGPD), cette obligation étant attachée à une désignation. Cette position sera réévaluée si WheelTrust franchit des seuils impliquant un suivi à grande échelle ou des traitements de données sensibles à grande échelle.
4. Définitions
Au sens de la présente politique :
- Données personnelles : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (RGPD, art. 4.1).
- Traitement : toute opération effectuée sur des données personnelles (collecte, enregistrement, consultation, utilisation, conservation, effacement, etc. ; RGPD, art. 4.2).
- Responsable du traitement : IT EXPERT SERVICES SAS, qui détermine les finalités et les moyens des traitements (RGPD, art. 4.7) ; pour les données de flotte d'une organisation cliente, cette qualité appartient à l'organisation, et nous agissons pour son compte (voir 5.12).
- Sous-traitant : toute personne physique ou morale qui traite des données pour le compte du responsable du traitement (RGPD, art. 4.8).
- Utilisateur : toute personne physique disposant d'un compte WheelTrust, en formule Gratuit, Premium ou Entreprise.
- Organisation : la structure (entreprise, association, administration) titulaire d'une formule Entreprise, propriétaire des carnets de son parc.
- Membre : la personne physique rattachée à une organisation.
- Rôle : le titre d'un membre dans son organisation, qui détermine ce qu'il voit et ce qu'il peut faire : Responsable de flotte(s), Gestionnaire de flotte(s) ou Conducteur.
5. Données collectées et finalités
Nous collectons et traitons les catégories de données suivantes, en fonction de la finalité poursuivie.
5.1 Création et gestion de votre compte
- Données : nom, prénom, adresse e-mail, date de création du compte, langue préférée, fuseau horaire. La connexion s'effectue par lien sécurisé envoyé par e-mail : aucun mot de passe n'est collecté ni stocké.
- Finalité : création, authentification et gestion de votre compte.
- Base légale : exécution du contrat (RGPD, art. 6.1.b).
5.2 Gestion de l'abonnement et de la facturation
- Données : formule souscrite, historique d'abonnement, dates de renouvellement, montant payé, mode de paiement utilisé (sans stockage du numéro de carte par WheelTrust, voir section 8), historique de factures.
- Finalité : exécution du contrat, facturation, gestion de la relation commerciale, prévention de la fraude.
- Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) ; obligations légales comptables (art. 6.1.c ; Code de commerce, art. L123-22) ; intérêt légitime de prévention de la fraude (art. 6.1.f).
5.3 Fiches véhicules et historique d'entretien
- Données : marque, modèle, année, kilométrage, plaque d'immatriculation (optionnelle), numéro de série (optionnel), photos du véhicule, historique d'entretien (date, opération, kilométrage, coût, atelier), photos de factures, notes libres, actions à prévoir (ce que vous notez devoir faire sur le véhicule : libellé libre, date prévue, kilométrage objectif et coût estimé, tous facultatifs sauf le libellé), et les pièces que vous joignez à ces actions à prévoir (jusqu'à cinq photos ou fichiers par action : le devis d'un garage, la photo d'une pièce usée), ainsi que les dommages que vous déclarez sur le véhicule (zones et pièces touchées, date et pays des faits, coût estimé, titre et description libres, photos jointes, intervention de réparation rattachée).
- Ces pièces ne sont jamais lues automatiquement : nous n'envoyons pas les pièces jointes à vos actions à prévoir à un service de lecture de documents, ni au nôtre ni à celui d'un sous-traitant. Elles sont stockées chiffrées et ne sont servies qu'à vous et, si vous créez un lien de partage de rapport, aux personnes à qui vous transmettez ce lien.
- Ce qu'un lien de partage montre : le rapport partagé annexe les pièces des actions à prévoir qu'il affiche déjà, comme il annexe déjà vos justificatifs d'intervention. L'accès à ces pièces passe exclusivement par l'adresse de ce lien : le révoquer ferme les pièces au même instant, et aucune autre adresse ne permet de les atteindre. Si la case « Accidents et dommages » est cochée, le rapport partagé montre aussi les dommages déclarés sur le véhicule, avec leur titre, les zones et pièces touchées, la date et le pays des faits et l'état de réparation. S'y ajoutent le coût estimé si la case « Montants » est cochée, la description si la case « Notes du propriétaire » l'est et les photos si la case « Pièces jointes du carnet » l'est. L'accès à ces photos passe lui aussi par l'adresse de ce lien.
- Finalité : fourniture du service principal de carnet d'entretien.
- Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b).
5.3 bis Import d'un rapport d'historique du véhicule
- Données : le rapport d'historique que vous déposez (carVertical, Autoviza, HistoVec ou un autre éditeur, au format PDF), rangé parmi les documents du véhicule, et les éléments que nous y lisons : dates, kilométrages, pays, accidents déclarés (pièces touchées, fourchette de coût), expertises, contrôles techniques, changements de propriétaire ou d'immatriculation. Nous n'extrayons aucun nom de personne, même lorsque le rapport en contient (anciens titulaires, experts) ; le rapport lui-même est conservé tel que vous l'avez déposé.
- Rien n'est ajouté sans vous : les éléments lus vous sont présentés pour vérification. Seuls ceux que vous validez deviennent des interventions ou des dommages de votre carnet. Ils sont rattachés à une intervention qui porte le nom du rapport (par exemple « Génération d'un rapport carVertical ») et la date à laquelle il a été généré.
- Comment le rapport est lu : nous lisons nous-mêmes, sur nos serveurs, les rapports carVertical, Autoviza et HistoVec. Le contenu du rapport est transmis à notre sous-traitant Mistral AI (société française, hébergement dans l'Union européenne) dans trois cas : le rapport vient d'un autre éditeur, il est numérisé (une image sans texte), ou notre propre lecture n'y trouve aucun élément (par exemple si l'éditeur a changé sa mise en page). Ce contenu peut comporter des noms, comme ceux des anciens titulaires sur un rapport HistoVec : Mistral AI ne nous renvoie que des éléments sur le véhicule, et le rapport ne sert pas à entraîner des modèles (voir section 8).
- Finalité : compléter l'historique du véhicule à partir d'un rapport que vous détenez.
- Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) ; pour les noms d'autres personnes que le rapport peut contenir, notre intérêt légitime à conserver et à lire le document tel que vous l'avez déposé, sans en extraire ces noms (art. 6.1.f).
- Durées : une lecture que vous n'avez pas validée n'est plus utilisable au bout de 24 heures, et ses éléments sont effacés au plus tard 48 heures après le dépôt du rapport. Si vous abandonnez l'import, ou si la lecture expire, le rapport déposé pour l'occasion rejoint les éléments supprimés (30 jours, puis effacement définitif, voir section 7), sauf s'il est déjà rattaché à une intervention. La trace technique d'un import abandonné est effacée au bout de 30 jours. Un import validé suit la durée de vie de votre carnet et figure dans l'export de vos données.
- Carnets partagés et carnets d'entreprise : la personne à qui vous avez confié la « Gestion complète » de votre carnet peut y importer un rapport. Le rapport rejoint les documents de votre véhicule : vous voyez qui l'a déposé, vous pouvez le supprimer, et il y reste après la fin du partage. Sur un carnet d'entreprise, c'est l'entreprise qui décide qui peut importer, et c'est elle qui est responsable des rapports déposés (voir l'annexe de traitement des données de la formule Entreprise).
5.4 Documents officiels (catégorie sensible)
- Données, sur votre seule initiative : photo ou numérisation de la carte grise, du permis de conduire, du certificat de contrôle technique, du certificat d'assurance, de la facture d'achat du véhicule.
- Finalité : centralisation des documents officiels de vos véhicules.
- Base légale : consentement explicite (art. 6.1.a et 9.2.a). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, ce qui entraîne la suppression définitive de ces documents.
- Sécurité : ces documents sont protégés par un chiffrement de niveau bancaire via un coffre-fort de secrets auto-hébergé sur notre infrastructure en France, conformément à notre Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD).
5.5 Transferts de fiche véhicule entre utilisateurs
- Données : adresses e-mail du cédant et du receveur, date du transfert, confirmation du consentement des deux parties.
- Finalité : transmettre un historique de véhicule lors d'une vente ou d'un changement de propriétaire.
- Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) avec consentement explicite des deux parties.
- Particularité : les documents d'identification du cédant (carte grise, permis, facture d'achat) ne sont pas transférés au receveur ; ils sont supprimés de la fiche transférée.
- Ce qui suit le véhicule : le carnet transmis comprend vos actions à prévoir et les pièces qui y sont jointes, parce qu'elles décrivent l'entretien à venir du véhicule et non votre personne, exactement comme vos factures. L'écran de transfert vous le rappelle avant l'envoi : vous pouvez supprimer celles que vous ne souhaitez pas transmettre. Le rattachement disparaît alors avec l'action ; le fichier, lui, reste dans les documents du véhicule, où vous pouvez le supprimer avant le transfert comme n'importe quelle autre pièce. Il en va de même des interventions et des dommages enregistrés sur le véhicule : une intervention ou un dommage que vous supprimez avant le transfert est effacé définitivement à son acceptation ; les pièces qui y étaient jointes restent dans les documents du véhicule, où vous pouvez les supprimer.
- Les partages en cours prennent fin : si vous aviez ouvert votre carnet à d'autres personnes, tous ces accès sont retirés au moment du transfert. L'acheteur reçoit le carnet, pas les personnes à qui vous l'aviez confié.
- Durée de conservation de l'adresse du receveur : la durée du transfert. Elle est effacée immédiatement dès que le transfert prend fin, qu'il soit accepté, refusé, annulé par vous, ou que le lien expire sans réponse. Le motif que vous avez éventuellement indiqué est effacé en même temps. Ce qui subsiste est la trace de l'opération dans notre journal, sans l'adresse en clair.
- Rapports d'historique importés : le rapport que vous avez déposé et les imports que vous avez validés suivent le véhicule, comme ses autres documents. Un rapport peut porter votre nom (c'est souvent le cas d'un rapport HistoVec) : si vous ne souhaitez pas le transmettre, supprimez-le avant le transfert, comme n'importe quel document. Une lecture en cours, que vous n'avez pas encore validée, est effacée à l'acceptation du transfert, avec le rapport déposé pour elle : l'acheteur ne voit ni l'une ni l'autre.
5.5 bis Partage de carnet avec une autre personne
- Données : adresse e-mail de la personne que vous invitez, niveau de droits que vous lui accordez, dates d'invitation, d'acceptation et de retrait, et, pour chaque intervention ajoutée par cette personne, la trace qu'elle en est l'auteur.
- Finalité : vous permettre d'ouvrir durablement votre carnet à quelqu'un en qui vous avez confiance (votre garagiste, votre conjoint, votre enfant), pour qu'il le consulte et y consigne ce qu'il a fait.
- Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) pour vous comme pour la personne qui accepte ; intérêt légitime (art. 6.1.f) pour l'envoi de l'invitation à une personne qui n'a pas encore de compte, dont l'adresse ne sert qu'à cela et n'est jamais réutilisée.
- Ce que la personne invitée ne peut jamais faire : supprimer une intervention, une photo ou un document de votre carnet, transférer votre véhicule, partager votre carnet à son tour, créer un lien public de rapport, ni voir vos notes personnelles ou les documents de votre compte.
- La seule chose qu'elle peut retirer : un justificatif qu'elle vient elle-même de déposer et qu'elle n'a pas encore rattaché à une intervention. Dès qu'un document rejoint votre carnet, il y reste : elle ne peut plus l'en retirer, même si elle l'avait déposé.
- Durée de conservation de l'adresse : la durée du partage. Elle est effacée immédiatement dès que le partage prend fin, que vous le retiriez, que la personne le refuse ou le quitte, que l'invitation expire, que le véhicule soit transféré ou supprimé, ou que l'un de vos deux comptes soit supprimé.
- Ce qui reste après le retrait : les interventions que cette personne a ajoutées restent dans votre carnet, parce qu'elles appartiennent au véhicule. Le retrait de l'accès, lui, est immédiat. Si cette personne utilise l'application mobile, la copie gardée sur son téléphone pour le mode hors ligne est effacée dès que l'application se reconnecte, et au plus tard 7 jours après sa dernière mise à jour.
5.6 Programme de parrainage et programme partenaire (affiliation)
- Données (parrainage) : code de parrainage, lien entre le compte du parrain et celui de la personne parrainée, date de rattachement, statut de conversion, mois offerts accordés.
- Données (programme partenaire) : pour les partenaires enregistrés : identité légale ou commerciale (forme juridique, raison sociale, numéro SIRET ou identifiant équivalent, numéro de TVA intracommunautaire ou mention d'exonération), adresse et adresse e-mail de facturation, coordonnées bancaires (IBAN), code partenaire, inscriptions et souscriptions rattachées à ce code, commissions calculées et réglées.
- Finalité : exécution du programme de parrainage et du contrat partenaire, versement des commissions et établissement des pièces comptables correspondantes, prévention de la fraude (un seul code par compte, une seule récompense par personne parrainée).
- Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b), y compris du contrat partenaire pour les données de facturation et de versement ; obligation légale (art. 6.1.c) pour la conservation des pièces comptables ; intérêt légitime de prévention de la fraude (art. 6.1.f).
- Sécurité : les coordonnées bancaires des partenaires sont stockées chiffrées par WheelTrust et ne sont jamais réaffichées en clair.
- Conservation : les pièces comptables liées aux commissions sont conservées 10 ans au titre de nos obligations comptables et fiscales ; les coordonnées bancaires sont supprimées à la fin du partenariat.
5.7 Mesure d'audience et amélioration du service
- Données : pages visitées, durée de visite, type d'appareil, navigateur, langue, adresse IP anonymisée (deux derniers octets supprimés), date et heure.
- Finalité : mesure d'audience anonymisée, amélioration de l'ergonomie et des performances.
- Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f), traitement exempté de consentement conformément à la délibération de la CNIL du 17 mars 2022 (Matomo configuré sans cookies, sans rapprochement, IP anonymisée).
5.8 Sécurité et lutte contre la fraude
- Données : historique de connexions ; pour les événements de sécurité de la connexion de l'application (connexion, approbation, déconnexion, appareil retiré, jeton réutilisé), l'adresse IP de l'appareil, gardée 6 mois ; une empreinte de l'adresse dans les compteurs anti-abus, gardée de quelques minutes à 24 heures ; l'adresse est transmise à notre service anti-robot lors de certains formulaires ; comportements suspects ; historique horodaté des relevés et modifications de kilométrage.
- Finalité : sécurité du service, prévention de la fraude (comptes multiples, falsification de kilométrage, abus du parrainage).
- Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f) ; obligations de sécurité du responsable du traitement (art. 32).
5.9 Support et communication
- Données : contenu de vos messages au support, adresse e-mail, identifiant du ticket, historique des échanges.
- Finalité : traitement de vos demandes d'assistance.
- Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b).
5.10 Notifications et e-mails transactionnels
- Données : adresse e-mail, préférences de notification.
- Finalité : alertes d'échéances (contrôle technique, assurance, etc.), notifications de service (factures, modifications de l'abonnement) et communications de sécurité. Les communications de sécurité sont les liens de connexion sécurisés et les alertes qui protègent votre compte : nouvelle connexion de l'application ou connexion inhabituelle, code de secours utilisé, double authentification modifiée, et changement d'adresse e-mail (une alerte à votre adresse actuelle quand le changement est demandé, puis une à votre ancienne adresse quand il est confirmé). Elles partent toujours, quels que soient vos réglages de notification.
- Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b) ; pour les communications de sécurité, notre intérêt légitime à protéger votre compte contre une prise de contrôle par un tiers (art. 6.1.f).
5.11 Communication marketing (optionnelle)
- Données : adresse e-mail, préférences de communication.
- Finalité : informations sur les nouveautés du service, conseils d'entretien, offres ponctuelles.
- Base légale : consentement explicite (art. 6.1.a). Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment via le lien de désinscription présent dans chaque message ou via les paramètres de votre compte.
5.12 Comptes d'organisation (formule Entreprise)
Certains carnets d'entretien n'appartiennent pas à une personne mais à une entreprise, une association ou une administration qui a souscrit la formule Entreprise. Nous appelons cette structure votre organisation. Si vous avez été invité à rejoindre une organisation, la présente sous-section décrit ce que nous traitons vous concernant à ce titre, ce que votre organisation voit de votre activité, et ce qu'il advient de ces informations lorsque vous la quittez.
- Qui répond de quoi : votre organisation décide de ce qu'elle met dans ses carnets, de qui y accède et de ce qu'elle en fait. Pour ces données de flotte, c'est elle qui est responsable du traitement, et nous agissons pour son compte, sur ses instructions (RGPD, art. 28). Nous restons responsables du traitement pour ce que nous maîtrisons en propre : votre compte, votre authentification, la sécurité du service, la facturation de l'organisation, et la trace technique de qui a écrit quoi. En pratique : une question sur le contenu du parc de votre employeur se pose à votre employeur ; une question sur votre compte ou sur votre trace d'activité se pose à nous. Les engagements que nous prenons envers votre organisation à ce titre sont décrits dans l'annexe de traitement des données (wheeltrust.io/dpa-entreprise).
- Données : votre appartenance à l'organisation : le lien entre votre compte et l'organisation, votre rôle (Responsable de flotte(s), Gestionnaire de flotte(s) ou Conducteur), l'état de ce lien (invitation en attente, actif, retiré, quitté, expiré), les dates d'invitation, d'acceptation et de retrait, et l'identité de la personne de l'organisation qui vous a invité.
- Données : vos affectations : les carnets qui vous sont confiés, les flottes que vous gérez le cas échéant, la date de chaque affectation et de chaque retrait, et la personne de l'organisation qui les a décidés.
- Données : la trace de ce que vous écrivez : chaque intervention, chaque document, chaque action à prévoir et chaque dommage que vous ajoutez sur un carnet de l'organisation porte la marque que vous en êtes l'auteur, avec sa date. Cette marque est un identifiant technique interne, jamais votre nom ni votre adresse recopiés dans le carnet.
- Finalité : permettre à une organisation de confier ses carnets d'entretien aux personnes qui s'en occupent et de leur retirer cet accès ; savoir qui a écrit quoi sur un bien de l'organisation, parce qu'un carnet tenu à plusieurs mains ne vaut comme preuve d'entretien que si l'auteur de chaque ligne est connu ; et vous permettre d'obtenir la trace de votre propre activité si vous nous la demandez.
- Base légale : pour l'envoi de l'invitation à une personne qui n'a pas encore de compte, notre intérêt légitime (art. 6.1.f) à permettre à un client d'ouvrir son parc à ses collaborateurs, l'adresse ne servant qu'à cela et n'étant jamais réutilisée ni cédée. Pour votre appartenance, votre rôle et vos affectations une fois votre compte créé, l'exécution du contrat que vous avez conclu avec nous en acceptant nos conditions d'utilisation (art. 6.1.b), complétée par l'intérêt légitime de l'organisation à administrer ses propres accès. Pour la conservation de la trace de vos écritures au-delà de votre départ, notre intérêt légitime (art. 6.1.f) à l'intégrité du carnet, qui est la valeur même du service.
- Comment vous êtes invité, et ce que devient votre adresse : un Responsable ou un Gestionnaire de flotte(s) de l'organisation saisit votre adresse e-mail pour vous inviter. Nous vous envoyons un message unique, qui vous dit qui vous invite, pourquoi, combien de temps nous gardons votre adresse et où lire la présente politique. Le lien d'invitation est valable 7 jours et ne sert qu'une fois. Tant que l'invitation est en attente, votre adresse est visible des Responsables et des Gestionnaires de flotte(s) de l'organisation ; un Responsable peut l'annuler. Votre adresse est effacée dans le même mouvement que la fin de l'invitation, dans les trois cas possibles : vous acceptez, l'organisation révoque l'invitation, ou le délai expire sans réponse. Ne subsiste alors qu'une empreinte tronquée, qui permet de rapprocher deux lignes de notre journal sans reconstituer votre adresse.
- Ce que votre organisation voit : cela dépend du rôle de la personne, et de rien d'autre. Un Responsable de flotte(s) voit tous les carnets de l'organisation et l'annuaire de ses membres (nom, adresse e-mail et rôle). Un Gestionnaire de flotte(s) voit les carnets des flottes qu'il gère et l'annuaire des membres. Sur chaque carnet qu'ils voient, ils voient à qui il est confié. Un Conducteur ne voit que les carnets qui lui sont confiés, et ne voit pas l'annuaire. Sur un carnet de l'organisation, les personnes qui y ont accès voient aussi qui a saisi chaque ligne, et quand. Un Responsable de flotte(s) peut aussi obtenir une copie des données de l'organisation : elle comprend l'annuaire (nom, adresse e-mail et rôle des membres, y compris des personnes qui n'en font plus partie) et, pour chaque écriture d'un carnet, le nom et l'adresse de son auteur.
- Qui peut écrire sur un carnet de l'organisation : les trois rôles, chacun dans son périmètre de visibilité. Un Responsable de flotte(s) peut consigner une intervention sur n'importe quel carnet de l'organisation ; un Gestionnaire de flotte(s), sur les carnets des flottes qu'il gère ; un Conducteur, sur les carnets qui lui sont confiés. Chaque ligne porte le nom de son auteur, quel que soit son rôle : une intervention saisie par un responsable est identifiée comme telle, exactement comme celle d'un conducteur.
- Ce que votre organisation ne voit pas : vos carnets personnels. Un carnet créé sur un compte personnel ne devient jamais visible d'une organisation, et les carnets que vous possédiez avant de rejoindre une organisation restent les vôtres. En revanche, tout carnet que vous créez depuis votre compte pendant que vous êtes membre d'une organisation appartient à cette organisation, jamais à vous : si vous voulez suivre votre véhicule personnel, utilisez un compte séparé, avec votre adresse personnelle. Nous ne transmettons à votre organisation ni vos données de connexion, ni votre historique de navigation, ni aucune information sur votre usage du service en dehors de ses propres carnets.
- Faire passer un carnet personnel à l'organisation : c'est un geste explicite, que vous seul pouvez faire sur un carnet qui vous appartient. Il est définitif : le carnet, son historique et ses documents deviennent ceux de l'organisation, y compris ce que vous y aviez saisi avant. Les partages que vous aviez consentis sur ce carnet sont fermés au même instant, et les demandes de transfert en cours sont annulées.
- Quand vous quittez l'organisation : votre accès s'arrête immédiatement. Les carnets qui vous étaient confiés vous sont retirés, ainsi que les flottes que vous gériez. Ce que vous avez écrit reste dans les carnets, parce que ces carnets appartiennent à l'organisation : c'est la même règle que pour un carnet personnel ouvert à un tiers. La trace que vous en êtes l'auteur reste attachée à ces lignes.
- Quand vous supprimez votre compte : vous sortez automatiquement de toutes vos organisations, vos affectations et vos gestions de flottes tombent, et votre compte est pseudonymisé sous 30 jours au maximum. La trace de vos écritures subsiste alors sous une forme qui ne permet plus de vous identifier. Une seule situation retarde la suppression : si vous êtes le dernier Responsable de flotte(s) actif d'une organisation encore ouverte, nous vous demandons de désigner d'abord un autre Responsable ou de fermer l'organisation, faute de quoi ses carnets resteraient sans personne pour les administrer. Le message vous dit laquelle, et l'opération vous prend une minute.
- Vos droits dans ce contexte : vos droits des articles 15 à 22 du RGPD s'exercent comme décrit à la section 12. Deux précisions propres aux organisations. Votre export de données contient vos organisations, vos rôles, vos dates, vos affectations et la liste de vos contributions (quoi, quand, sur quel véhicule) ; il ne contient pas le contenu des carnets de l'organisation, même pour les véhicules qui vous sont confiés, parce que ces informations décrivent l'activité de l'organisation et non la vôtre, et que le droit d'accès ne doit pas porter atteinte aux droits d'autrui (art. 15.4). Pour obtenir le contenu du parc lui-même, adressez-vous à votre organisation. Le droit à la portabilité (art. 20) ne couvre pas ces contributions : vous les avez fournies dans le cadre du contrat de votre organisation, pas du vôtre.
- Aucune notation, aucun classement : nous ne comptons pas, ne notons pas, ne classons pas et ne comparons pas les membres d'une organisation. Nous ne produisons aucun score, aucun palmarès et aucune alerte d'inactivité. Aucune décision vous concernant n'est prise de façon automatisée à partir de votre activité dans une organisation (art. 22).
- Facturation de l'organisation : lorsqu'un Responsable de flotte(s) souscrit la formule Entreprise, nous collectons la raison sociale, la forme juridique, le numéro SIRET et, le cas échéant, le numéro de TVA intracommunautaire de l'organisation, ainsi qu'une adresse e-mail de facturation. L'adresse postale de facturation et le moyen de paiement sont saisis directement chez notre prestataire de paiement Stripe (section 8), qui émet les factures et les adresse à l'e-mail de facturation ; WheelTrust ne conserve jamais de numéro de carte. La souscription en ligne est réservée aux organisations établies en France. Le numéro de TVA et le SIRET sont reportés tels que déclarés : nous ne les vérifions pas auprès d'un tiers et n'en tirons aucune décision automatique ; un retard de paiement ne ferme pas l'accès au parc. Nous conservons la trace de la personne qui a engagé l'organisation. Ces informations décrivent l'organisation, pas ses membres : elles ne sont visibles que de ses Responsables de flotte(s) et de notre personnel habilité. L'abonnement de l'organisation est distinct de tout abonnement personnel que vous détiendriez par ailleurs : deux contrats, deux factures, jamais additionnés. Si l'organisation est une entreprise individuelle, ces informations vous concernent directement et vous pouvez les obtenir, les faire rectifier et exercer vos droits comme décrit à la section 12 ; l'adresse e-mail de facturation peut à tout moment être remplacée par une adresse générique. Base légale : pour l'entrepreneur individuel, l'exécution du contrat conclu avec vous (art. 6.1.b) ; pour l'établissement et la conservation des factures, nos obligations comptables et fiscales (art. 6.1.c) ; pour l'adresse e-mail de facturation nominative et la trace de la personne qui a engagé l'organisation, notre intérêt légitime (art. 6.1.f) à exécuter et facturer le contrat de l'organisation. Conservation : la durée du contrat, puis dix ans au titre de nos obligations comptables (Code de commerce, art. L123-22) ; les factures émises par Stripe suivent la même durée.
- Durées de conservation : votre adresse e-mail d'invitation, la durée de l'invitation et pas une heure de plus (7 jours au maximum, effacée à l'acceptation, à la révocation ou à l'expiration). Votre appartenance et vos rôles, la durée du contrat de l'organisation : un retrait ne supprime pas la ligne, il la marque comme terminée, et c'est ce qui permet à la trace de vos écritures de rester lisible. Vos affectations, jusqu'à leur retrait. La trace de vos écritures, la durée de vie du carnet, donc de l'organisation.
6. Bases légales des traitements
Conformément à l'article 6 du RGPD, nous traitons vos données sur les bases suivantes :
| Base légale | Référence RGPD | Cas d'usage chez WheelTrust |
|---|---|---|
| Exécution du contrat | Art. 6.1.b | Création de compte, abonnement, fiches véhicules, support, appartenance à une organisation |
| Obligation légale | Art. 6.1.c | Conservation comptable (Code de commerce, art. L123-22), réponses aux réquisitions judiciaires |
| Consentement explicite | Art. 6.1.a et 9.2.a | Documents officiels sensibles, marketing |
| Intérêt légitime | Art. 6.1.f | Mesure d'audience, sécurité, lutte contre la fraude, invitation d'un membre, conservation de la trace des écritures d'organisation |
Aucun traitement n'est mis en œuvre sur une autre base que celles listées ci-dessus.
7. Durées de conservation
Conformément au principe de limitation de la conservation (RGPD, art. 5.1.e), nous conservons vos données pour la durée strictement nécessaire à la finalité poursuivie :
| Donnée / catégorie | Durée de conservation | Référence |
|---|---|---|
| Compte utilisateur actif | Durée de vie du compte | Exécution du contrat |
| Compte supprimé à votre demande | Pseudonymisation sous 30 jours ; conservation 3 ans des journaux techniques | RGPD art. 17 et 32 |
| Données comptables et factures | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice | Code de commerce, art. L123-22 |
| Journaux d'audit | 5 ans (niveau 1) / 3 ans (niveau 2) | Sécurité art. 32 et obligations légales |
| Données du programme partenaire (affiliation) | 3 ans après la dernière activité ; coordonnées bancaires supprimées à la fin du partenariat | Exécution du contrat partenaire et intérêt légitime |
| Cookies techniques et de session | Durée de la session ou 13 mois maximum | CNIL, lignes directrices cookies |
| Mesure d'audience Matomo | 13 mois | CNIL, délibération du 17/03/2022 |
| Demandes de support | 3 ans après la clôture du ticket | Intérêt légitime |
| Messages marketing (avec consentement) | 3 ans après le dernier contact | CNIL, recommandation |
| Adresse e-mail d'une personne invitée à un partage de carnet | Durée du partage ; effacée immédiatement à son retrait, son refus, son expiration ou la suppression de l'un des deux comptes | Intérêt légitime et RGPD art. 5.1.e |
| Adresse e-mail d'une personne invitée à rejoindre une organisation | Durée de l'invitation, 7 jours au maximum ; effacée immédiatement à l'acceptation, à la révocation ou à l'expiration | Intérêt légitime et RGPD art. 5.1.e |
| Appartenance à une organisation (rôle, dates, statut) | Durée du contrat de l'organisation ; un retrait marque la ligne comme terminée, il ne la supprime pas | Exécution du contrat et RGPD art. 5.1.d |
| Affectation d'un carnet ou d'une flotte à un membre | Jusqu'au retrait de l'affectation ou au départ du membre | Exécution du contrat |
| Trace de l'auteur d'une écriture sur un carnet d'organisation | Durée de vie du carnet ; après suppression du compte de l'auteur, la trace subsiste sous une forme qui ne permet plus de l'identifier | Intérêt légitime, intégrité du carnet |
| Données d'identification et de facturation d'une organisation cliente | Durée du contrat, puis 10 ans à compter de la clôture de l'exercice | Exécution du contrat, obligation comptable (Code de commerce, art. L123-22) |
| Éléments supprimés d'un carnet (interventions, documents, dommages, actions à prévoir) et documents supprimés de « Mes documents » | 30 jours, puis effacement définitif, fichiers compris | RGPD art. 5.1.e et 17 |
| Lecture d'un rapport d'historique non validée | 24 heures pour la valider ; ses éléments sont effacés au plus tard 48 heures après le dépôt | RGPD art. 5.1.c et 5.1.e |
| Trace technique d'un import de rapport abandonné | 30 jours, puis effacement | RGPD art. 5.1.e |
| Demandes de changement d'adresse e-mail | 30 jours après la fin de la demande (confirmée, annulée, expirée ou remplacée par une nouvelle) ; le journal d'audit garde ensuite la trace du changement, sans votre adresse en clair, pendant la durée de conservation des journaux d'audit | Sécurité art. 32 |
| Copies techniques des réponses envoyées à l'application mobile, qui évitent qu'une action soit faite deux fois après une coupure de réseau | 30 jours | Sécurité art. 32 |
| Copie gardée par l'application mobile pour le mode hors ligne | 7 jours après sa dernière mise à jour, puis effacée à l'ouverture suivante de l'application ; effacée aussi à la déconnexion, quand l'application constate que la session a été fermée, et à la désinstallation | RGPD art. 5.1.e ; loi Informatique et Libertés, art. 82 |
| Ajouts faits dans l'application mobile et pas encore envoyés | Chiffrés sur votre téléphone jusqu'à leur envoi, 30 jours au plus après leur saisie ; 7 jours au plus après une déconnexion que vous n'avez pas demandée. Effacés à la déconnexion, à la suppression du compte et à la désinstallation | RGPD art. 5.1.e ; loi Informatique et Libertés, art. 82 |
| Session de l'application mobile (nom de l'appareil, dates de création et de dernière utilisation) | Durée de la session, puis 30 jours ; effacée avec le compte | Sécurité art. 32 |
| Adresse IP liée aux événements de sécurité de la connexion de l'application | 6 mois, puis effacée ; la trace de l'événement reste, sans l'adresse | Sécurité art. 32 ; intérêt légitime (art. 6.1.f) |
| Journaux de connexion du serveur (adresse IP, page demandée, date) | 1 an | Sécurité art. 32 |
| Archive d'export de vos données (fichier ZIP) | 7 jours après sa mise à disposition, puis effacement ; la trace de la demande est conservée avec le journal d'audit | RGPD art. 5.1.e, 15 et 20 |
À l'issue de ces durées, les données sont soit définitivement supprimées, soit pseudonymisées. À votre demande, votre compte est pseudonymisé sous 30 jours maximum ; les obligations légales de conservation (notamment comptables) sont conservées séparément et de façon sécurisée.
En cas de suppression de votre compte, ou d'un véhicule entier au bout de 30 jours (ou tout de suite si vous choisissez de le supprimer définitivement), l'historique kilométrique de vos véhicules (date, kilométrage, origine du relevé) reste attaché au véhicule sous une forme qui ne permet plus de vous identifier, au titre de notre intérêt légitime de prévention de la fraude au compteur. Les commentaires libres que vous avez saisis sont effacés.
8. Destinataires et sous-traitants
Vos données ne sont jamais cédées à des tiers à des fins commerciales. Elles ne sont transmises, dans la stricte mesure nécessaire, qu'aux destinataires suivants.
Vous pouvez également décider d'ouvrir le carnet d'un de vos véhicules à une personne que vous désignez par son adresse e-mail (voir 5.5 bis). Cette personne devient alors destinataire des données de ce carnet, dans les limites que vous avez choisies, et jusqu'à ce que vous retiriez l'accès.
Si vous êtes membre d'une organisation, les personnes de cette organisation qui en ont le rôle sont destinataires des données de ses carnets, y compris de la trace de ce que vous y avez écrit : un Responsable de flotte(s) pour tout le parc, un Gestionnaire de flotte(s) pour les flottes qu'il gère (voir 5.12). C'est l'organisation qui décide de ces rôles, pas nous.
8.1 Personnel habilité d'IT EXPERT SERVICES SAS
Seules les personnes habilitées (équipe technique, support, finance), tenues à la confidentialité et formées à la protection des données, accèdent aux données nécessaires à leurs missions, dans le cadre d'une politique de droits d'accès auditée.
8.2 Sous-traitants (RGPD, art. 28)
Nous faisons appel aux sous-traitants suivants, chacun lié à WheelTrust par un accord de traitement de données conforme à l'article 28 du RGPD :
| Sous-traitant | Finalité | Localisation |
|---|---|---|
| O2Switch (FR) | Hébergement | France |
| Stripe Payments Europe (IE) | Paiement et facturation | Union européenne (Irlande) + États-Unis (clauses contractuelles types) |
| Brevo (FR) | E-mails transactionnels et marketing | France |
| Cloudflare (US) | DNS, CDN, pare-feu applicatif | États-Unis (clauses contractuelles types) |
| Google (US) | Connexion via Google (lorsque vous l'activez) | États-Unis (clauses contractuelles types) |
| Mistral AI (FR) | Lecture automatique de documents | Union européenne |
Lecture automatique de documents : lorsque vous ajoutez une intervention par scan de facture, ou lorsque vous importez un rapport d'historique que nous ne lisons pas nous-mêmes (autre éditeur, rapport numérisé, ou rapport dans lequel notre propre lecture ne trouve aucun élément, voir 5.3 bis), le document que vous soumettez, ou le texte que nous en avons tiré, est transmis à notre sous-traitant Mistral AI (société française, hébergement dans l'Union européenne) pour en extraire les informations utiles. Vos documents ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles et ne servent à aucune autre finalité.
Un document rangé dans un carnet n'est jamais lu sans demande de votre part ou d'une personne qui a accès à ce carnet (voir 5.5 bis et 5.12) : seuls la facture dont la lecture est demandée et le rapport d'historique importé peuvent être transmis à Mistral AI.
La mesure d'audience repose sur le logiciel Matomo, auto-hébergé sur notre propre infrastructure en France : aucune donnée n'est transmise à l'éditeur de ce logiciel.
Chaque sous-traitant est tenu contractuellement de respecter le RGPD et de présenter des garanties suffisantes (art. 28.1 RGPD).
9. Transferts hors Union européenne
Conformément à notre principe de souveraineté européenne, l'hébergement et la majorité des traitements sont réalisés dans l'Union européenne, principalement en France.
Certains traitements limités impliquent toutefois un transfert hors UE :
- Cloudflare (États-Unis) : services DNS, CDN et pare-feu applicatif.
- Google (États-Unis) : connexion via Google, lorsque vous l'activez.
Ces transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne (décision 2021/914 du 4 juin 2021), conformément à l'article 46.2.c du RGPD, complétées par des mesures supplémentaires (chiffrement, cloisonnement) conformes aux recommandations 01/2020 du CEPD.
Aucune donnée n'est transférée vers un pays ne disposant ni d'une décision d'adéquation ni de garanties appropriées.
10. Cookies, traceurs et application mobile
WheelTrust est conçu pour respecter votre vie privée par défaut.
10.1 Cookies strictement nécessaires (sans consentement)
Conformément à l'article 82 de la loi Informatique et Libertés et aux lignes directrices de la CNIL, nous déposons sans consentement préalable :
- un cookie de sécurité (
__Host-authjs.csrf-token), qui protège les formulaires du site contre les envois falsifiés depuis un autre site (protection dite anti-CSRF) ; déposé par WheelTrust (Auth.js), inaccessible aux scripts de la page, conservé le temps de votre session de navigation et effacé à la fermeture de votre navigateur ; - un cookie de retour de connexion (
__Secure-authjs.callback-url), qui mémorise l'adresse de la page vers laquelle vous ramener après une connexion ; il ne contient que l'adresse du site, aucune donnée vous concernant ; déposé par WheelTrust (Auth.js), inaccessible aux scripts de la page, conservé le temps de votre session de navigation et effacé à la fermeture de votre navigateur ; - un cookie de session (authentification), déposé une fois que vous êtes connecté à votre compte ;
- un cookie mémorisant l'acceptation des conditions d'utilisation ;
- un cookie de parrainage (
wt_ref), déposé uniquement lorsque vous suivez un lien de parrainage, conservé 30 jours au maximum, inaccessible aux scripts de la page et supprimé dès la création de votre compte ; - un cookie d'invitation (
wt_invite), déposé uniquement lorsque vous suivez un lien d'invitation, selon les mêmes modalités ; - un cookie de prénom (
wt_prenom), déposé uniquement lorsque vous saisissez votre prénom dans le formulaire de création de compte, afin de le mémoriser entre ce formulaire et la création de votre compte via le lien magique ; conservé 30 jours au maximum, inaccessible aux scripts de la page et supprimé dès la création de votre compte ; strictement nécessaire au service que vous demandez, il est exempté de consentement ; - le cas échéant, un cookie mémorisant votre opposition à la mesure d'audience (voir section 10.2) ; il ne contient aucune donnée d'identification.
Les deux premiers cookies de cette liste, sécurité et retour de connexion, sont déposés dès la première page que vous consultez, y compris si vous n'avez pas de compte et si vous ne vous connectez jamais. Ils sont strictement nécessaires au fonctionnement sécurisé du site : votre consentement n'est pas requis.
10.2 Mesure d'audience exemptée (sans consentement)
Notre solution Matomo est configurée pour être exemptée de consentement, conformément à la délibération de la CNIL du 17 mars 2022 : configuration sans cookies, adresse IP anonymisée, absence de rapprochement avec d'autres traitements, absence de transmission à des tiers, auto-hébergement en France. Les données de visite sont supprimées après 13 mois ; seules des statistiques agrégées et anonymes, qui ne permettent d'identifier personne, sont conservées au-delà.
La mesure d'audience n'est active que sur nos pages publiques ; elle ne l'est jamais dans votre espace personnel ni sur les pages de partage de carnet.
Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans justification, directement depuis cette page : votre choix est enregistré dans votre navigateur (voir section 10.1) et pris en compte immédiatement.
S'opposer à la mesure d'audience
Lecture de votre préférence en cours…
Nous respectons par ailleurs le signal « Do Not Track » : si votre navigateur l'envoie, aucune donnée de visite n'est collectée, sans aucune action de votre part.
10.3 Absence de cookies publicitaires
WheelTrust n'utilise aucun cookie publicitaire, aucun traceur comportemental, aucun pixel de réseau social ni aucun outil de marketing tiers. Aucune bannière de consentement n'est donc nécessaire.
10.4 Application mobile
L'application WheelTrust pour iPhone et Android, éditée par IT EXPERT SERVICES SAS, donne accès au même compte et aux mêmes carnets que le site, avec les mêmes droits ; la présente politique s'y applique entièrement. L'application n'affiche aucune publicité et n'embarque aucun outil d'un tiers pour la mesure d'audience, la publicité ou les rapports de plantage : elle ne communique qu'avec nos serveurs et ne vous suit pas d'une application à l'autre. Elle n'utilise l'appareil photo que lorsque vous photographiez un document ou votre photo de profil. Les photos et fichiers que vous joignez sont ceux que vous choisissez dans le sélecteur de votre téléphone. Elle n'accède ni à votre position, ni à vos contacts, ni à votre micro.
Pour connecter l'application, vous saisissez l'adresse e-mail de votre compte, puis vous approuvez la connexion à partir de l'e-mail que nous vous envoyons. Nous ouvrons alors une session pour ce téléphone. Elle comprend un nom d'appareil (le modèle du téléphone, que vous pouvez renommer) et les dates de création et de dernière utilisation de la session, sans aucune trace des carnets consultés. Un e-mail vous prévient de chaque nouvel appareil connecté. Dans Compte, Sécurité, sur le site comme dans l'application, vous voyez vos appareils et vous pouvez en déconnecter un. Une session est effacée 30 jours après sa fin, et avec votre compte. Les événements de sécurité de cette connexion sont tracés avec l'adresse IP de l'appareil, gardée 6 mois (voir 5.8).
Depuis l'application, avec les mêmes droits que sur le site, vous pouvez :
- créer un carnet, modifier la fiche de votre véhicule et la mettre à la corbeille ;
- ajouter, corriger et supprimer une intervention ou une action à prévoir ;
- déposer une pièce (facture, photo, procès-verbal de contrôle technique…), lui ajouter des pages, la joindre à une intervention et la supprimer.
Tout ce que vous supprimez est effacé définitivement au bout de 30 jours, fichiers compris. C'est aussi le cas d'un carnet mis à la corbeille, sauf si vous choisissez « Supprimer définitivement », qui l'efface tout de suite. Depuis l'application, vous pouvez aussi demander l'export de vos données (l'archive se télécharge sur le site) et supprimer votre compte (voir la section 12). Si vous êtes membre d'une organisation, l'application vous montre ses carnets selon votre rôle, exactement comme le site (voir 5.12).
Pour afficher votre garage et vos carnets sans réseau, l'application garde sur votre téléphone une copie de ce que vous y avez consulté (par exemple la plaque, le kilométrage, les interventions, les échéances, les dommages et l'adresse e-mail de votre compte). Elle le fait aussi pour les carnets que d'autres personnes partagent avec vous ou que votre organisation vous confie. Les pages des documents que vous avez déjà ouverts y sont gardées chiffrées. Cette copie reste dans l'espace réservé à l'application, n'entre dans aucune sauvegarde iCloud ou Google et n'est envoyée à personne. Elle est gardée 7 jours après sa dernière mise à jour, puis effacée à l'ouverture suivante. Elle est aussi effacée quand vous vous déconnectez, quand l'application constate que votre session a été fermée, ou quand vous la désinstallez. Le numéro de série (VIN), vos notes et le prix d'achat ne figurent jamais dans cette copie.
Ce que vous saisissez dans l'application (véhicules, interventions, actions à prévoir et pièces jointes, y compris vos notes, descriptions, montants et prestataires) est gardé sur votre téléphone, chiffré, le temps de l'envoyer : en brouillon pendant que vous écrivez, puis en attente d'envoi si le réseau manque. Chaque ajout est effacé du téléphone dès que le serveur l'a reçu. Un ajout qui n'a pas pu partir n'est plus envoyé ni affiché 30 jours après sa saisie (pour un brouillon, après sa dernière modification), puis il est effacé. Si l'application est déconnectée sans que vous l'ayez demandé, vos ajouts non envoyés restent chiffrés sur le téléphone, sans être lus : vous les retrouvez en vous reconnectant au même compte, et rien n'est envoyé sans votre accord. Ils sont effacés si un autre compte se connecte et, au-delà de 7 jours, à l'ouverture suivante de l'application. Tout est effacé quand vous vous déconnectez (l'application vous prévient s'il reste des ajouts non envoyés), quand vous supprimez votre compte depuis l'application ou quand vous la désinstallez. Une sauvegarde ou un transfert du téléphone peut en contenir une copie, illisible sur un autre appareil car la clé de chiffrement ne quitte pas ce téléphone ; sur iPhone, cette clé peut rester dans le trousseau après une désinstallation et elle est effacée au premier lancement si vous réinstallez l'application. Aucun autre compte ne peut lire ces données.
Ces stockages sont nécessaires au fonctionnement de l'application sans réseau et ne demandent pas votre accord.
Vous téléchargez et mettez à jour l'application sur l'App Store d'Apple ou sur Google Play. Ces boutiques traitent pour leur propre compte les données liées à votre compte Apple ou Google, selon leurs propres règles de confidentialité. Nous ne recevons d'elles que des statistiques globales (nombre de téléchargements, versions installées) et, si vous avez accepté de les partager dans les réglages de votre téléphone, des rapports de plantage qui ne nous permettent pas de vous identifier. Nous ne leur transmettons aucune donnée de votre compte WheelTrust.
11. Sécurité des données
Conformément à l'article 32 du RGPD, IT EXPERT SERVICES SAS met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées au risque :
- Hébergement souverain en France, conforme aux recommandations de la CNIL.
- Chiffrement en transit : protocole TLS 1.3 sur l'intégralité du service.
- Chiffrement au repos : les documents officiels (carte grise, permis, facture d'achat) sont protégés par un chiffrement de niveau bancaire via un coffre-fort de secrets auto-hébergé. Les codes de récupération de la double authentification sont hachés via Argon2id avec sel unique.
- Authentification renforcée : double authentification (2FA) obligatoire pour les comptes d'administration, et proposée à tous les utilisateurs.
- Journalisation des opérations sensibles en mode ajout seul (niveau 1 : 5 ans ; niveau 2 : 3 ans).
- Contrôle d'accès basé sur les rôles, selon le principe du moindre privilège.
- Mécanismes de prévention de la fraude : chaque relevé et chaque modification de kilométrage est daté et conservé dans l'historique du véhicule (registre en ajout seul), visible par vous et par un futur acheteur ; anti-cumul des codes promotionnels si l'Éditeur en propose, règles anti-abus du parrainage (un seul code par compte, une seule récompense par personne parrainée).
- Sauvegardes chiffrées et redondées en France.
- Tests de sécurité réguliers et revues de code obligatoires.
- Gestion des incidents : notification à la CNIL sous 72 heures en cas de violation (art. 33) et notification individuelle en cas de risque élevé (art. 34).
Une Analyse d'Impact relative à la Protection des Données (AIPD) a été réalisée conformément à l'article 35 du RGPD et fait l'objet de mises à jour.
12. Vos droits et leur exercice
Conformément aux articles 15 à 22 du RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès (art. 15) : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées, ainsi qu'une copie de ces données.
- Droit de rectification (art. 16) : faire corriger des données inexactes ou incomplètes.
- Droit à l'effacement (art. 17) : demander l'effacement de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation. La suppression de votre compte entraîne une pseudonymisation sous 30 jours maximum.
- Droit à la limitation (art. 18) : demander la limitation du traitement dans certains cas.
- Droit à la portabilité (art. 20) : récupérer vos données dans un format structuré et lisible par machine. Un export au format ZIP / JSON est disponible pour tous les utilisateurs ; un export au format PDF présentable est prévu à partir de la version 1.5.
- Droit d'opposition (art. 21) : vous opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime, ainsi qu'à toute prospection commerciale.
- Droit de retirer votre consentement (art. 7.3) : pour les traitements fondés sur le consentement (documents officiels, marketing), à tout moment, sans affecter la licéité du traitement antérieur.
- Directives post-mortem (loi Informatique et Libertés, art. 85) : définir le sort de vos données après votre décès.
Si vous êtes membre d'une organisation : votre export de données contient vos organisations, vos rôles, vos dates, vos affectations et la liste de vos contributions, mais pas le contenu des carnets de l'organisation, qui décrivent son activité et non la vôtre (art. 15.4). Votre droit à la portabilité (art. 20) ne s'étend pas à ces contributions. Pour obtenir des données du parc lui-même, ou en demander la rectification, adressez-vous à votre organisation : c'est elle qui en décide, et nous l'assistons à sa demande. Enfin, si vous êtes le dernier Responsable de flotte(s) actif d'une organisation encore ouverte, la suppression de votre compte vous demande d'abord de désigner un autre Responsable ou de fermer l'organisation ; nous vous indiquons laquelle et l'opération est immédiate.
Décisions automatisées (art. 22) : WheelTrust n'utilise pas de décisions entièrement automatisées produisant des effets juridiques. Les contrôles anti-fraude automatisés sont systématiquement revus par une personne avant toute mesure restrictive.
Pour exercer vos droits : directement depuis votre espace personnel (rubrique « Mes données ») ou depuis l'application mobile WheelTrust (demande et suivi de l'export ; le fichier se télécharge sur le site), par e-mail à contact@wheeltrust.io, ou par courrier à IT EXPERT SERVICES SAS, 9 Allée Saint-Éloi, 77144 Chalifert. Nous vous répondons sous un mois, prolongeable de deux mois en cas de complexité (art. 12.3). Une vérification d'identité raisonnable pourra être demandée. Aucun frais ne vous est facturé, sauf demande manifestement infondée ou excessive (art. 12.5).
Supprimer votre compte WheelTrust
Cette rubrique vaut pour le site wheeltrust.io et pour l'application WheelTrust (iPhone et Android), éditée par IT EXPERT SERVICES SAS. Votre compte est le même partout : le supprimer à un endroit le supprime partout.
- Dans l'application : ouvrez Compte, puis « Supprimer mon compte ». Nous vous envoyons un code à 6 chiffres par e-mail ; saisissez-le pour confirmer, avec le code de votre application d'authentification si la double authentification est activée.
- Sur le site : connectez-vous, puis ouvrez
wheeltrust.io/account/delete. Confirmez avec le lien que nous vous envoyons par e-mail ; il est valable 24 heures. - Si vous n'avez plus accès à votre compte : écrivez à contact@wheeltrust.io depuis l'adresse de votre compte, ou par courrier à l'adresse indiquée ci-dessus.
Ce qui est effacé : vous êtes déconnecté partout, sur le site et dans l'application. Votre compte est pseudonymisé sous 30 jours au maximum. Vos carnets, vos documents, vos demandes d'assistance et vos sessions d'appareil sont effacés.
Ce qui est conservé, et combien de temps :
- les factures et pièces comptables, le cas échéant : 10 ans ;
- les journaux techniques : 3 ans ;
- le journal d'audit : 5 ans, sans votre adresse en clair ;
- l'historique kilométrique de vos véhicules, sous une forme qui ne permet plus de vous identifier (section 7) ;
- sur les carnets d'une organisation, la trace de vos écritures, sous la même forme (5.12).
Si vous êtes le dernier Responsable de flotte(s) actif d'une organisation, désignez d'abord un autre Responsable ou fermez l'organisation (5.12).
Pour effacer certaines données sans supprimer votre compte, supprimez l'élément concerné : il est effacé au bout de 30 jours. Pour un carnet entier, utilisez « Supprimer définitivement ».
13. Données des mineurs
WheelTrust n'est pas destiné aux mineurs de moins de 16 ans. Conformément à l'article 8 du RGPD et à l'article 45 de la loi Informatique et Libertés, nous fixons l'âge minimum d'inscription à 16 ans.
Toute inscription est conditionnée à une déclaration d'âge. Si nous découvrons qu'un compte appartient à un mineur de moins de 16 ans, nous procédons à sa suppression après notification du titulaire et, le cas échéant, de son représentant légal.
14. Modifications de la présente politique
La présente politique peut évoluer. Toute modification substantielle vous sera notifiée :
- par e-mail à l'adresse associée à votre compte, au moins 30 jours avant la prise d'effet ;
- via une notification dans le service ;
- par la publication d'une version mise à jour sur cette page, avec sa date.
Si une modification réduit vos droits ou augmente significativement nos prérogatives, votre consentement explicite vous sera demandé.
15. Réclamation auprès de la CNIL
Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à l'autorité de contrôle française :
- Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL)
- Adresse : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07
- Téléphone : 01 53 73 22 22
- Site web : www.cnil.fr
Si vous résidez dans un autre État de l'Union européenne, vous pouvez également saisir l'autorité de contrôle de votre État de résidence (RGPD, art. 77).
Voir aussi : Mentions légales · CGU · CGV.

