Carnet d'organisation : ce que vous devez à vos salariés

En ouvrant une Organisation dans WheelTrust, vous mettez à disposition de vos salariés un outil qui enregistre ce qu'ils font sur les carnets d'entretien de vos véhicules. C'est vous, employeur, qui décidez de cet usage : la loi vous demande d'en informer vos salariés, de consulter vos représentants du personnel si vous en avez, et de rester proportionné. Cette page vous explique, simplement, ce que cela veut dire. Elle ne remplace pas le conseil de votre expert-comptable, de votre avocat ou de votre organisation professionnelle.

Ce que le carnet enregistre, et ce qu'il n'enregistre pas

Le carnet d'organisation enregistre, pour chaque véhicule de votre parc, les interventions d'entretien (date, opération, kilométrage, coût, atelier), les documents déposés (factures, contrôle technique, assurance) et les actions à prévoir. Chaque ligne porte le nom de la personne qui l'a saisie et sa date : c'est ce qui permet de savoir qui a fait quoi sur un véhicule, et de rendre le carnet fiable le jour de la revente.

Le carnet n'enregistre pasla position des véhicules (aucune géolocalisation), ni les trajets, ni les horaires de conduite, ni le temps de travail. Il ne surveille personne en temps réel. Il ne compte pas, ne note pas, ne classe pas et ne compare pas vos salariés : aucun score, aucun palmarès, aucune alerte d'inactivité. Chaque salarié ne voit que les carnets qui lui sont confiés ; les responsables et les gestionnaires voient les carnets de leur périmètre.

Avant d'inviter vos salariés : trois choses à faire

1. Informer chacun, avant la mise en service.Le Code du travail impose d'informer les salariés, avant sa mise en œuvre, de tout dispositif qui collecte des informations les concernant personnellement (article L1222-4). Le RGPD demande la même chose, avec un contenu précis : qui traite, pourquoi, quelles données, qui y accède, combien de temps, quels droits (article 13). Une note écrite, remise ou envoyée à chaque personne que vous invitez, suffit. Un modèle figure ci-dessous.
2. Consulter le comité social et économique, si vous en avez un.Le CSE doit être informé et consulté avant la mise en place d'un outil permettant de suivre l'activité des salariés (article L2312-38). Si vous employez moins de onze salariés, vous n'avez pas de CSE, et cette étape ne vous concerne pas.
3. Rester proportionné.Un employeur ne peut pas restreindre les droits des salariés au-delà de ce que justifie la tâche à accomplir (article L1121-1). Le carnet sert à entretenir les véhicules, pas à surveiller les personnes. N'utilisez pas l'historique des saisies comme un outil de contrôle disciplinaire, n'attribuez pas plus d'accès qu'il n'en faut, et retirez l'accès d'une personne qui quitte l'entreprise.

Ce que WheelTrust fait de son côté

Pour les données de votre parc, vous êtes le responsable du traitement et nous sommes votre sous-traitant : nos engagements sont écrits dans l'annexe de traitement des données que vous acceptez en souscrivant. Pour les comptes de vos salariés (identifiants, mot de passe, sécurité), c'est nous qui sommes responsables, et notre politique de confidentialité le leur explique. L'e-mail d'invitation que reçoit chaque salarié le renvoie vers cette politique. Nous ne produisons aucun indicateur par personne, et nous n'en produirons pas sans vous en informer.

Modèle de note d'information à vos salariés

« Nous utilisons le service WheelTrust pour tenir le carnet d'entretien des véhicules de l'entreprise. Vous recevrez une invitation à créer un compte. Sur les véhicules qui vous sont confiés, vous pourrez consulter et saisir les interventions d'entretien et déposer des documents ; chaque saisie porte votre nom et sa date. Ces informations servent uniquement à l'entretien et au suivi des véhicules ; elles sont consultables par les responsables du parc et sont conservées tant que le véhicule figure dans notre parc. Le service n'enregistre ni la position des véhicules ni vos horaires. Vous pouvez demander l'accès, la rectification ou l'effacement des informations vous concernant en écrivant à [adresse de votre entreprise]. Pour votre compte personnel WheelTrust, vous pouvez vous adresser à contact@wheeltrust.io. »

Références : Code du travail, articles L1121-1, L1222-4 et L2312-38 ; RGPD, articles 5, 13 et 28 ; CNIL, fiche pratique sur la géolocalisation des véhicules des salariés (pour mémoire : WheelTrust n'en fait pas).